Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – co warto wiedzieć z punktu widzenia pracownika i pracodawcy

Czym jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron i kiedy warto z niego skorzystać?

Definicja i charakter prawny rozwiązania umowy za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron to jedna z form zakończenia stosunku pracy przewidzianych przez Kodeks pracy, a dokładnie przez art. 30 § 1 pkt 1. Charakteryzuje się tym, że obie strony – pracownik i pracodawca – dobrowolnie godzą się na zakończenie stosunku pracy, bez konieczności zachowania okresu wypowiedzenia ani spełniania szczególnych przesłanek. Odmiennie niż w przypadku wypowiedzenia jednostronnego (np. wypowiedzenia złożonego przez pracownika lub przez pracodawcę), tutaj kluczowe znaczenie ma obopólna zgoda, a nie wola tylko jednej strony.

Z punktu widzenia prawa pracy jest to najbardziej elastyczna i neutralna forma zakończenia zatrudnienia. Nie wymaga uzasadnienia, nie podlega rygorom formalnym, takim jak obowiązek przeprowadzenia konsultacji związkowych (w przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę), ani ograniczeniom związanym z okresem ochronnym (np. ciąża, urlop macierzyński). W praktyce oznacza to, że nawet pracownik znajdujący się w okresie ochronnym może, z własnej woli i za zgodą pracodawcy, rozwiązać umowę tą drogą.

Praktyczne zastosowanie – kiedy warto rozważyć porozumienie stron?

Z tej formy rozwiązania stosunku pracy warto skorzystać w sytuacjach, gdy obie strony nie widzą już możliwości kontynuowania współpracy, ale chcą rozstać się w sposób możliwie bezkonfliktowy. To rozwiązanie wykorzystywane jest m.in. w przypadku:

• restrukturyzacji w firmie, kiedy pracodawca chce zmniejszyć zatrudnienie, ale nie chce przeprowadzać zwolnień grupowych,
• negocjowanego odejścia pracownika, który chce odejść z pracy z dniem uzgodnionym indywidualnie, bez czekania na upływ okresu wypowiedzenia,
• konfliktów personalnych lub trudnej atmosfery w zespole, które nie rokują poprawy i których rozwiązanie jednostronne mogłoby skutkować sporem sądowym,
• chęci zabezpieczenia interesów obu stron – np. poprzez dodanie postanowień o odprawie, rekompensacie, czy zakazie konkurencji.

To także dogodna forma dla pracowników, którzy np. otrzymali nową propozycję pracy z krótkim terminem rozpoczęcia i chcą odejść szybciej, niż pozwala im na to okres wypowiedzenia. W takich sytuacjach porozumienie stron może być korzystne dla obu stron: pracownik odchodzi szybciej, a pracodawca unika konieczności opłacania nieproduktywnego okresu wypowiedzenia.

Zalety i wady rozwiązania umowy za porozumieniem stron

Zalety dla pracownika:

• Brak okresu wypowiedzenia – umowa może zostać rozwiązana w dowolnym, wspólnie uzgodnionym terminie.
• Możliwość negocjowania warunków odejścia – np. odprawy, ekwiwalentu za urlop, dodatkowych świadczeń.
• Brak konfliktu z pracodawcą – rozwiązanie może przebiegać w atmosferze wzajemnego szacunku i zrozumienia.

Zalety dla pracodawcy:

• Brak obowiązku uzasadnienia rozwiązania stosunku pracy.
• Uniknięcie potencjalnych sporów sądowych i kosztów postępowania.
• Możliwość natychmiastowego zakończenia współpracy bez wypłaty wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Wady dla pracownika:

• Brak ochrony przed rozwiązaniem umowy – jeśli pracodawca naciska, a pracownik podpisze porozumienie bez konsultacji, może stracić ochronę przed zwolnieniem.
• Możliwe utrudnienia z uzyskaniem zasiłku dla bezrobotnych – w zależności od przyczyn rozwiązania stosunku pracy, urząd pracy może uznać, że to pracownik „zrezygnował” i nałożyć 90-dniowy okres karencji.

Wady dla pracodawcy:

• Jeśli pracodawca zgodzi się na dodatkowe świadczenia (np. odprawę), może to wiązać się z dodatkowymi kosztami.
• Brak możliwości kontroli terminu zakończenia stosunku pracy – wszystko zależy od negocjacji.

Warto również zwrócić uwagę, że choć ta forma rozwiązania stosunku pracy wydaje się neutralna, może być też wykorzystywana w sposób nieuczciwy – np. do wymuszania odejścia pracowników „dla statystyk”, bez formalnego wypowiedzenia. Dlatego pracownik, który otrzyma propozycję podpisania porozumienia, powinien zachować szczególną ostrożność – nie musi podpisywać dokumentu od razu i ma prawo zasięgnąć porady prawnika lub związku zawodowego.

Znaczenie świadomego działania obu stron

Należy podkreślić, że skuteczne zawarcie porozumienia stron wymaga autonomicznej, dobrowolnej i świadomej zgody obu stron. W sytuacjach, gdy pracownik podpisuje dokument bez zrozumienia jego treści, pod wpływem presji, szantażu lub wprowadzenia w błąd – może próbować dochodzić swoich praw na drodze sądowej, domagając się uznania porozumienia za nieważne z powodu wad oświadczenia woli (art. 82 i 84 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Jednak udowodnienie takich okoliczności jest trudne i wymaga mocnych dowodów.

W praktyce oznacza to, że każdorazowo przed podpisaniem dokumentu warto:

• zatrzymać się i przemyśleć sytuację – unikać podpisywania czegokolwiek „od ręki”,
• zapytać o możliwość wprowadzenia zmian – porozumienie jest wynikiem negocjacji, a nie szablonem,
• skonsultować się z prawnikiem, związkiem zawodowym lub inspekcją pracy, jeśli cokolwiek wzbudza wątpliwości.

Dla pracodawców natomiast istotne jest, aby dokument porozumienia był czytelny, przejrzysty i nie budził kontrowersji. W przeciwnym razie mogą narażać się na późniejsze roszczenia byłych pracowników, np. dotyczące odprawy, ekwiwalentu za urlop czy niezgodnego z prawem zakończenia umowy. Sporządzenie jasnego i zgodnego z przepisami dokumentu nie tylko zabezpiecza interesy firmy, ale też świadczy o jej profesjonalizmie i poszanowaniu dla prawa pracy.

Jak prawidłowo sporządzić porozumienie stron – elementy i forma dokumentu

Wymogi formalne – czy porozumienie stron musi być zawarte na piśmie?

Choć Kodeks pracy nie wymaga formy pisemnej przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron, to jednak w praktyce przyjmuje się, że dla celów dowodowych bezwzględnie warto sporządzić dokument na piśmie. Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni posiadać podpisany egzemplarz, który jasno wskazuje: kiedy, na jakich zasadach i z czyjej inicjatywy zakończono stosunek pracy.

Forma ustna porozumienia teoretycznie też jest skuteczna, ale może prowadzić do wielu problemów:

• trudność w udowodnieniu, że obie strony rzeczywiście wyraziły zgodę,
• możliwość podważenia treści porozumienia,
• problemy przy rejestracji w urzędzie pracy lub podczas kontroli PIP.

Dlatego praktyka prawa pracy i orzecznictwo sądów pracy wyraźnie promują zachowanie formy pisemnej, nawet jeśli nie jest obowiązkowa. Jest to zabezpieczenie dla obu stron, szczególnie w przypadku ewentualnych przyszłych sporów.

Kluczowe elementy dokumentu – co powinno znaleźć się w porozumieniu stron?

Dobrze skonstruowane porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę powinno zawierać następujące elementy:

• Dane pracodawcy i pracownika – imiona, nazwiska, adresy lub dane firmy oraz PESEL/NIP/REGON,
• Dokładną nazwę zawartej umowy o pracę (np. umowa o pracę na czas nieokreślony),
• Wyraźne oświadczenie stron o zgodzie na rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron,
• Uzgodnioną datę ustania stosunku pracy – może to być data zawarcia porozumienia albo inny, ustalony dzień w przyszłości,
• Podpisy obu stron – tylko podpisane porozumienie nabiera mocy prawnej.

Warto również zadbać o precyzyjne sformułowanie treści, by uniknąć niejednoznaczności. Przykład:

„Strony zgodnie postanawiają rozwiązać łączącą je umowę o pracę zawartą dnia 1 stycznia 2022 roku za porozumieniem stron z dniem 15 lipca 2025 roku.”

Taki zapis jednoznacznie wskazuje, jaka umowa jest rozwiązywana, w jaki sposób i kiedy stosunek pracy ustaje.

Możliwość wprowadzenia dodatkowych ustaleń i postanowień

Porozumienie stron daje dużą elastyczność – strony mogą umieścić w dokumencie dodatkowe uzgodnienia, które nie byłyby możliwe przy jednostronnym wypowiedzeniu. Najczęściej spotykane postanowienia dodatkowe to:

Odprawa lub rekompensata finansowa

Pracodawca może zaproponować dodatkowe świadczenie pieniężne, np. równowartość kilku pensji w zamian za zgodę pracownika na rozwiązanie umowy. Tego typu uzgodnienia są częste np. przy restrukturyzacji lub dobrowolnych odejściach.

Warto wskazać:

• wysokość odprawy,
• termin jej wypłaty,
• formę rozliczenia (np. przelew bankowy),
• ewentualne zastrzeżenia (np. „z zastrzeżeniem zachowania poufności”).

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W porozumieniu można również zawrzeć informację o tym, że pracodawca wypłaci ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jest to obowiązek wynikający z Kodeksu pracy, ale warto go potwierdzić w treści dokumentu.

Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy

Jeśli strony wcześniej nie zawierały umowy o zakazie konkurencji, mogą to uczynić właśnie przy okazji rozwiązywania umowy. Wówczas należy szczegółowo określić:

• zakres zakazu konkurencji (np. branża, region),
• czas trwania zakazu (np. 6 miesięcy po ustaniu stosunku pracy),
• wysokość odszkodowania należnego pracownikowi za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej (minimum 25% wynagrodzenia brutto z okresu zatrudnienia).

Klauzula poufności lub zakaz rozpowszechniania informacji

W niektórych branżach pracodawca może chcieć zabezpieczyć się przed ujawnianiem danych wrażliwych, know-how czy relacji biznesowych. Porozumienie może zawierać klauzulę o zachowaniu poufności, z sankcją za jej naruszenie.

Klauzula końcowa

Na końcu dokumentu warto zawrzeć standardowe sformułowania, np.:

„Porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Pracownik oświadcza, że zapoznał się z treścią porozumienia, rozumie jego skutki prawne i podpisuje je dobrowolnie.”

Taki zapis podkreśla dobrowolność zawarcia umowy i może być dowodem braku przymusu w razie ewentualnego sporu sądowego.

Rola związków zawodowych i przedstawicieli pracowników

W przypadku pracowników zrzeszonych w związkach zawodowych lub działających w zakładach pracy, gdzie funkcjonują przedstawiciele pracowników, warto mieć świadomość, że porozumienie stron nie wymaga konsultacji ani zgody związku. Jest to decyzja wyłącznie pracownika i pracodawcy.

Mimo to w praktyce – zwłaszcza w dużych zakładach pracy – pracodawcy często konsultują się z przedstawicielami związków, aby uniknąć zarzutów o naciski czy nieetyczne praktyki. Dla pracownika również może być korzystne, aby przed podpisaniem dokumentu skonsultować się z organizacją związkową – może to pomóc wynegocjować lepsze warunki rozwiązania umowy, a także upewnić się, że cała procedura przebiega zgodnie z prawem.

Porozumienie stron a dokumentacja pracownicza

Nie można zapomnieć, że podpisane porozumienie powinno zostać dołączone do akt osobowych pracownika, a treść świadectwa pracy powinna jednoznacznie wskazywać, że stosunek pracy ustał „za porozumieniem stron”. Ma to kluczowe znaczenie przy późniejszych roszczeniach, jak również przy ustalaniu prawa do świadczeń z urzędu pracy. W dokumentacji nie powinno być niejednoznaczności – forma rozwiązania stosunku pracy musi być zgodna z rzeczywistością i zapisem w porozumieniu.

Konsekwencje prawne rozwiązania umowy za porozumieniem stron

Skutki dla pracownika – co się dzieje po podpisaniu porozumienia?

Z chwilą podpisania i wejścia w życie porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę, stosunek pracy ustaje w terminie ustalonym przez strony. Od tego momentu pracownik traci status osoby zatrudnionej i – o ile nie podejmuje pracy w innym miejscu – może ubiegać się o odpowiednie świadczenia.

Jedną z kluczowych kwestii, które należy przeanalizować, jest prawo do zasiłku dla bezrobotnych. Choć formalnie osoba, która zakończyła pracę za porozumieniem stron, może się zarejestrować w urzędzie pracy, to zasiłek przysługuje dopiero po 90 dniach, chyba że w treści porozumienia wpisano przyczynę rozwiązania stosunku pracy leżącą po stronie pracodawcy (np. likwidacja stanowiska pracy). Tylko w takim przypadku urząd pracy uznaje, że pracownik nie odszedł z własnej inicjatywy i przyznaje zasiłek od razu.

Poza kwestią zasiłku pracownik powinien też pamiętać o:

• możliwości wykorzystania urlopu (lub otrzymania ekwiwalentu pieniężnego),
• rozliczeniu z pracodawcą – zwrot sprzętu, narzędzi pracy, dokumentów,
• odbiorze świadectwa pracy, które musi zostać wydane najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Dla wielu osób rozwiązanie umowy tą drogą to szansa na rozpoczęcie nowego etapu zawodowego. Jednak brak ochrony i ewentualne trudności z uzyskaniem zasiłku mogą stanowić zagrożenie, zwłaszcza gdy podpisanie porozumienia odbyło się pod presją lub bez analizy skutków.

Świadectwo pracy – co musi zawierać po porozumieniu stron?

Po rozwiązaniu umowy, pracodawca ma obowiązek wystawić pracownikowi świadectwo pracy, które powinno wskazywać formę ustania stosunku pracy jako „rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron”. Choć samo świadectwo nie musi zawierać informacji o przyczynie rozwiązania umowy, to umieszczenie tej informacji może mieć wpływ na uprawnienia pracownika, np. do zasiłku dla bezrobotnych.

W świadectwie pracy muszą się również znaleźć:

• okres zatrudnienia,
• rodzaj wykonywanej pracy,
• tryb rozwiązania umowy,
• informacje o wykorzystanych urlopach i zwolnieniach,
• ewentualne zobowiązania z tytułu umowy o zakazie konkurencji,
• wzmianka o zajęciach komorniczych, jeśli miały miejsce.

Dokument ten ma ogromne znaczenie przy dalszych procesach rekrutacyjnych i ubieganiu się o świadczenia. Dlatego warto dokładnie sprawdzić jego treść, a w razie błędów – niezwłocznie wystąpić do pracodawcy o jego sprostowanie.

Czy można cofnąć podpisane porozumienie?

Zasadniczo – nie. Jeśli obie strony podpisały porozumienie i określiły w nim datę rozwiązania stosunku pracy, to umowa przestaje obowiązywać z upływem tego terminu, a cofnięcie porozumienia możliwe jest tylko za zgodnym porozumieniem obu stron, najlepiej w formie pisemnej.

Innymi słowy, samodzielna decyzja jednej strony nie wystarcza, by cofnąć skutki porozumienia. Tylko nowy dokument podpisany przez pracodawcę i pracownika może „unieważnić” wcześniejsze porozumienie, jeżeli termin jeszcze nie upłynął.

W szczególnych przypadkach pracownik może próbować podważyć ważność porozumienia powołując się na wady oświadczenia woli – np. podpisanie pod przymusem, w stanie wyłączającym świadome podejmowanie decyzji lub w wyniku wprowadzenia w błąd. Jednak takie sprawy są trudne i wymagają:

• zebrania dowodów (np. nagrań, maili, zeznań świadków),
• wniesienia sprawy do sądu pracy,
• udowodnienia, że doszło do naruszenia przepisów prawa cywilnego (art. 82, 84 i 86 Kodeksu cywilnego).

W praktyce większość podpisanych porozumień stron jest skuteczna i wiążąca, nawet jeśli pracownik później żałuje swojej decyzji. Dlatego tak ważne jest, by nie podpisywać żadnego dokumentu pochopnie i bez uprzedniego zrozumienia jego treści.

Odpowiedzialność za nieprawidłowości – ryzyka po obu stronach

Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni mieć świadomość, że nieprawidłowe rozwiązanie umowy – także za porozumieniem stron – może rodzić poważne konsekwencje prawne.

Dla pracodawcy ryzykiem jest:

• roszczenie o przywrócenie do pracy (jeśli pracownik wykaże, że porozumienie było wymuszone),
• kara ze strony Państwowej Inspekcji Pracy za nieprzestrzeganie przepisów lub formy dokumentacji,
• odpowiedzialność odszkodowawcza, jeśli doszło do naruszenia praw pracowniczych.

Dla pracownika natomiast zagrożeniem może być:

• utrata prawa do świadczeń socjalnych lub zasiłków,
• utrudnienia przy szukaniu nowego zatrudnienia (gdy brak odpowiednich zapisów w świadectwie pracy),
• brak możliwości obrony swoich praw, jeśli nie zachowano żadnych śladów zawartego porozumienia (np. przy braku pisemnej formy).

Z tego względu profesjonalne przygotowanie dokumentu, świadoma decyzja o jego podpisaniu oraz zrozumienie skutków prawnych są kluczowe dla obu stron. Porozumienie stron to wygodna i szybka droga do zakończenia stosunku pracy, ale tylko wtedy, gdy odbywa się w warunkach równowagi, przejrzystości i poszanowania przepisów prawa pracy.

FAQ rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Czy rozwiązanie umowy za porozumieniem stron zawsze musi być na piśmie?

Nie, Kodeks pracy nie wymaga formy pisemnej, ale dla celów dowodowych i bezpieczeństwa obu stron zdecydowanie się ją zaleca.

Czy po rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron przysługuje zasiłek dla bezrobotnych?

Tak, ale dopiero po 90 dniach od rejestracji w urzędzie pracy, chyba że porozumienie zawiera przyczynę leżącą po stronie pracodawcy.

Czy można w porozumieniu stron ustalić datę zakończenia pracy późniejszą niż dzień podpisania dokumentu?

Tak, strony mogą dowolnie ustalić datę rozwiązania umowy – nawet kilka tygodni lub miesięcy do przodu.

Czy pracodawca może odmówić podpisania porozumienia stron?

Tak, zawarcie porozumienia wymaga zgody obu stron. Pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody na taką formę rozwiązania umowy.

Czy można cofnąć podpisane porozumienie o rozwiązaniu umowy?

Cofnięcie jest możliwe tylko za zgodą obu stron – wymaga to podpisania kolejnego porozumienia anulującego wcześniejsze.