Ekwiwalent za urlop – komu przysługuje, jak się go oblicza i kiedy wypłaca

Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Definicja ekwiwalentu urlopowego i jego miejsce w prawie pracy

Ekwiwalent za urlop to świadczenie pieniężne, które przysługuje pracownikowi w razie niewykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w naturze, a jednocześnie ustania stosunku pracy. Jest to rozwiązanie mające na celu zabezpieczenie interesów pracownika, który nie zdążył skorzystać z należnego mu wypoczynku i z tego względu powinien otrzymać stosowne wynagrodzenie. Podstawą prawną do wypłaty ekwiwalentu jest art. 171 §1 Kodeksu pracy, który jednoznacznie wskazuje, że w przypadku niewykorzystania urlopu z powodu zakończenia zatrudnienia, pracodawca jest zobowiązany wypłacić równoważną kwotę pieniężną.

Warto podkreślić, że ekwiwalent nie stanowi alternatywy dla urlopu, a jedynie formę jego rozliczenia w szczególnych przypadkach. Prawem nadrzędnym w polskim systemie prawnym jest realne korzystanie z wypoczynku – wypłata ekwiwalentu może nastąpić tylko w sytuacji, gdy wykorzystanie urlopu nie było już możliwe.

Przypadki, w których wypłaca się ekwiwalent za urlop

Zgodnie z przepisami, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy przysługuje wyłącznie w przypadkach zakończenia stosunku pracy. Może to nastąpić z różnych powodów, takich jak:

• wypowiedzenie umowy przez pracownika lub pracodawcę,
• upływ czasu, na jaki umowa została zawarta,
• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia,
• śmierć pracownika lub pracodawcy.

W każdej z tych sytuacji, jeśli w dniu ustania stosunku pracy pracownik ma niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma bezwzględny obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny. Niedopuszczalne jest ignorowanie tego obowiązku, a ewentualne wątpliwości co do liczby przysługujących dni urlopu należy rozstrzygać na korzyść pracownika.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien prowadzić szczegółową ewidencję urlopów i na jej podstawie ustalić, ile dni urlopu pozostało do wykorzystania w momencie rozwiązania umowy. Jeśli umowa kończy się z dniem 30 czerwca, a pracownik do tego czasu wykorzystał np. tylko 6 z przysługujących mu 13 dni, ekwiwalent należy się za 7 niewykorzystanych dni.

Kiedy nie można wypłacić ekwiwalentu?

Prawo pracy w Polsce zabrania wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop w trakcie trwania stosunku pracy. Nawet jeśli pracownik wyraża taką wolę, a pracodawca chętnie by się na to zgodził – przepisy jednoznacznie wskazują, że urlop powinien być wykorzystany w naturze, czyli przez fizyczne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.

Jest to wyraz dbałości ustawodawcy o to, by prawo do wypoczynku nie było przekształcane w świadczenie finansowe według uznania stron, ponieważ mogłoby to prowadzić do nadużyć – np. zmuszania pracowników do rezygnacji z urlopu w zamian za „premię”.

Wyjątek od tej reguły stanowi jedynie rozwiązanie stosunku pracy – wtedy, i tylko wtedy, możliwe jest zastąpienie niewykorzystanego urlopu ekwiwalentem pieniężnym. Nie można również „wykupić” zaległego urlopu w celu skrócenia obowiązku urlopowego – obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie zaległego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego, a nie jego spieniężenie.

Warto również pamiętać, że ekwiwalent nie przysługuje za inne rodzaje urlopów, takie jak:

• urlop bezpłatny,
• urlop macierzyński lub rodzicielski,
• urlop wychowawczy,
• urlop szkoleniowy.

Ekwiwalent dotyczy wyłącznie urlopu wypoczynkowego, wynikającego z art. 152–171 Kodeksu pracy.

Urlop na wypowiedzeniu – kiedy warto skorzystać zamiast czekać na ekwiwalent?

Z punktu widzenia zarówno pracownika, jak i pracodawcy, korzystniejsze może być udzielenie urlopu w naturze jeszcze w czasie trwania okresu wypowiedzenia. W takiej sytuacji pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, a pracownik może zyskać chwilę odpoczynku przed zmianą miejsca pracy lub rozpoczęciem poszukiwania nowego zatrudnienia.

Kodeks pracy (art. 167¹) przewiduje, że w okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie udzielić urlopu wypoczynkowego, zarówno bieżącego, jak i zaległego. Pracownik nie może odmówić jego przyjęcia, a dni te zostają zaliczone do całkowitego okresu wypowiedzenia.

Z kolei, jeśli do końca umowy nie da się wykorzystać całości urlopu (np. okres wypowiedzenia jest zbyt krótki), wówczas pozostała część musi zostać rozliczona jako ekwiwalent pieniężny.

Śmierć pracownika a ekwiwalent urlopowy

W przypadku śmierci pracownika, jego niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada. Zgodnie z art. 63¹ Kodeksu pracy, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu przysługuje członkom rodziny zmarłego pracownika – w pierwszej kolejności małżonkowi i dzieciom, a jeśli takich osób nie ma, innym członkom rodziny pozostającym na utrzymaniu zmarłego.

Pracodawca ma obowiązek ustalić krąg osób uprawnionych do świadczenia, a jeśli pojawią się wątpliwości – może zażądać potwierdzenia w formie notarialnej lub postanowienia sądu spadku. Niezależnie od procedury formalnej, obowiązek wypłaty ekwiwalentu po zmarłym pracowniku jest bezsporny, a jego niewypłacenie może skutkować konsekwencjami prawnymi.

Czy ekwiwalent za urlop można przenieść lub zrzec się roszczenia?

Roszczenie o ekwiwalent za niewykorzystany urlop ma charakter majątkowy, co oznacza, że może być dziedziczone, egzekwowane, a także przedmiotem postępowania sądowego. Jednak zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 84 Kodeksu pracy, pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani ekwiwalentu – nawet jeśli podpisze takie oświadczenie, będzie ono nieważne z mocy prawa.

Jeżeli pracownik nie otrzyma ekwiwalentu w dniu rozwiązania umowy, przysługuje mu:

• prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie,
• możliwość złożenia skargi do Państwowej Inspekcji Pracy,
• możliwość wystąpienia z pozwem do sądu pracy o zapłatę.

Przedawnienie roszczenia o ekwiwalent za urlop następuje po 3 latach od daty rozwiązania stosunku pracy. Po tym czasie pracownik nie może już skutecznie dochodzić wypłaty przed sądem, dlatego warto działać niezwłocznie i formalnie wezwać pracodawcę do zapłaty.

Zasady obliczania ekwiwalentu urlopowego

Co wchodzi w skład podstawy wymiaru ekwiwalentu

Aby prawidłowo wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, należy w pierwszej kolejności ustalić podstawę jego wymiaru, czyli kwotę, od której zostanie przeliczona wysokość świadczenia należnego pracownikowi. Składniki tej podstawy zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu wlicza się przede wszystkim:

• wynagrodzenie zasadnicze (stawka miesięczna, tygodniowa lub godzinowa),
• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
• premie regulaminowe i uznaniowe (jeśli są wypłacane systematycznie),
• dodatki funkcyjne, stażowe, za warunki pracy,
• prowizje i inne składniki zmienne, wypłacane w sposób powtarzalny.

Nie wlicza się natomiast:

• jednorazowych nagród (np. nagrody jubileuszowej),
• świadczeń z ZFŚS,
• zwrotów kosztów (delegacje, dojazdy),
• dodatków, które nie są wynagrodzeniem za pracę (np. odprawy).

Dla składników stałych, ustalonych w stałej miesięcznej kwocie, bierze się pod uwagę wartość z miesiąca, w którym przypada dzień nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli zwykle z miesiąca rozwiązania umowy. Natomiast składniki zmienne (np. premie uznaniowe, prowizje) są uśredniane z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy, a jeśli są wypłacane rzadziej – z 12 miesięcy.

Jak przelicza się dni urlopowe na ekwiwalent – współczynnik ekwiwalentu

Kolejnym krokiem jest przeliczenie liczby niewykorzystanych dni urlopu na ekwiwalent pieniężny. Nie robi się tego poprzez prosty podział wynagrodzenia miesięcznego przez liczbę dni roboczych, lecz zgodnie ze specjalnym wzorem i tzw. współczynnikiem ekwiwalentu.

Współczynnik ten ustala się co roku, na podstawie liczby dni pracy przypadających w danym roku kalendarzowym. W 2025 roku wynosi on 20,83. Oznacza to, że przy przeliczaniu ekwiwalentu dziennego należy zastosować ten współczynnik.

Wzór na obliczenie ekwiwalentu za jeden dzień urlopu wygląda następująco:

(wynagrodzenie miesięczne) ÷ (współczynnik ekwiwalentu) = ekwiwalent za jeden dzień urlopu

Następnie:

ekwiwalent za jeden dzień × liczba dni niewykorzystanego urlopu = kwota należna pracownikowi

Przykład:
Pracownik ma wynagrodzenie zasadnicze 5200 zł brutto. Jego umowa kończy się 31 lipca i ma 8 dni niewykorzystanego urlopu.
Obliczenie:
5200 zł ÷ 20,83 = 249,56 zł za jeden dzień
249,56 zł × 8 dni = 1996,48 zł ekwiwalentu brutto

Jeśli pracownik miał oprócz wynagrodzenia zasadniczego jeszcze np. premie kwartalne, które w ostatnich 3 miesiącach wyniosły w sumie 1500 zł, należy je uśrednić (500 zł miesięcznie) i dodać do podstawy wynagrodzenia, co wpłynie na zwiększenie ekwiwalentu.

Zasady obliczania ekwiwalentu przy niepełnym etacie

W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny wymiar etatu, przeliczanie ekwiwalentu odbywa się analogicznie, z uwzględnieniem proporcjonalnie niższego wymiaru urlopu. Oznacza to, że najpierw ustala się, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi przy danym etacie (np. 13 dni przy 1/2 etatu), a potem oblicza się, ile z tego pozostało do wykorzystania.

Współczynnik ekwiwalentu również ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu w zależności od wymiaru etatu. Przykładowo, dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu, współczynnik 20,83 mnożymy przez 0,5 – co daje 10,415, i na tej podstawie obliczamy ekwiwalent za jeden dzień.

Trzeba również pamiętać, że składniki wynagrodzenia w przypadku osób pracujących na niepełnym etacie również przelicza się proporcjonalnie, o ile wynagrodzenie nie jest wyrażone stawką godzinową lub miesięczną dla pełnego etatu.

Dla składników zmiennych (np. prowizji), niezależnych od wymiaru etatu, stosuje się ich rzeczywistą wysokość – czyli jeśli pracownik na 1/4 etatu otrzymał prowizję w wysokości 2000 zł miesięcznie, to ta kwota wchodzi do podstawy obliczenia ekwiwalentu bez przelicznika etatu.

Urlop zaległy i bieżący – różnice w przeliczaniu

W przypadku ekwiwalentu nie ma znaczenia, czy urlop pochodzi z bieżącego roku kalendarzowego czy z lat poprzednich. Każdy dzień niewykorzystanego urlopu – zarówno zaległego, jak i aktualnego – przelicza się w ten sam sposób. Liczy się liczba dni pozostałych do wykorzystania w dniu ustania stosunku pracy.

Warto jednak mieć na uwadze, że roszczenie o ekwiwalent przedawnia się po 3 latach, liczonych od końca roku, w którym urlop powinien być udzielony. Jeśli więc pracodawca nie wypłacił ekwiwalentu, a pracownik nie zgłosił roszczenia przez ponad 3 lata – nie będzie mógł skutecznie dochodzić zapłaty przed sądem pracy.

W praktyce, jeśli pracownik zgłasza się z roszczeniem o ekwiwalent np. 4 lata po ustaniu stosunku pracy, a pracodawca powoła się na przedawnienie – sąd oddali żądanie, nawet jeśli urlop rzeczywiście nie został rozliczony.

Uwagi praktyczne przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu

Pracodawca zobowiązany jest do:

• sporządzenia pisemnej kalkulacji ekwiwalentu (często dołącza się ją do świadectwa pracy),
• uwzględnienia pełnej liczby dni urlopowych, w tym także tych wynikających z zaokrągleń,
• rozliczenia ekwiwalentu najpóźniej w dniu zakończenia umowy o pracę,
• wypłacenia ekwiwalentu w formie pieniężnej, niezależnie od innych wypłat (np. odpraw).

Z perspektywy pracownika istotne jest, aby:

• znać przysługującą mu liczbę dni urlopu (na podstawie świadectw pracy i umowy),
• kontrolować, czy wszystkie składniki wynagrodzenia zostały ujęte w podstawie ekwiwalentu,
• zgłaszać roszczenie od razu po ustaniu stosunku pracy, jeśli nie otrzymał należnej kwoty.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do wysokości lub zasadności ekwiwalentu, warto wystąpić do działu kadr o szczegółowe wyliczenie. Można również skonsultować się z prawnikiem lub skorzystać z bezpłatnych porad w Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązki pracodawcy i skutki niewypłacenia ekwiwalentu

Termin wypłaty ekwiwalentu – bezwzględna data graniczna

Zgodnie z art. 171 §1 Kodeksu pracy, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien zostać wypłacony w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jest to termin o charakterze bezwzględnym – oznacza, że pracodawca nie ma prawa dowolnie przesuwać wypłaty na późniejszy dzień ani proponować rozliczenia ratalnego czy odłożonego w czasie.

Jeśli umowa o pracę kończy się np. 30 czerwca, to do tego właśnie dnia wszystkie rozliczenia, w tym ekwiwalent urlopowy, muszą zostać zrealizowane. Nawet jeśli ostatnia wypłata wynagrodzenia ma przypaść dopiero 10 lipca (np. zgodnie z regulaminem wynagradzania), ekwiwalent powinien być wypłacony wcześniej, z uwagi na datę ustania stosunku pracy.

Zaniechanie wypłaty ekwiwalentu w terminie rodzi konsekwencje prawne i finansowe dla pracodawcy, niezależnie od przyczyn opóźnienia – nawet jeśli były one niezawinione (np. błędy księgowe, nieobecność kadrowej, brak danych o wykorzystanym urlopie).

Odpowiedzialność cywilna i finansowa pracodawcy

W przypadku niewypłacenia ekwiwalentu, pracodawca narusza przepisy prawa pracy i ponosi z tego tytułu odpowiedzialność cywilnoprawną. Pracownik, któremu nie wypłacono należnej kwoty, ma prawo:

• złożyć wezwanie do zapłaty,
• zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP),
• wnieść pozew do sądu pracy o wypłatę zaległego ekwiwalentu oraz należnych odsetek.

Jeśli pracodawca nie reaguje na wezwanie do zapłaty lub odmawia uznania roszczenia, sąd pracy może nie tylko zasądzić wypłatę ekwiwalentu, ale również odsetki ustawowe za opóźnienie – liczonych od dnia, w którym świadczenie miało zostać wypłacone (czyli od daty zakończenia umowy).

Co więcej, nieuczciwe postępowanie pracodawcy może skutkować:

• karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł – nakładaną przez PIP lub sąd grodzki,
• koniecznością zwrotu kosztów procesu, jeśli sprawa trafi do sądu,
• utratą reputacji oraz ryzykiem wpisu do rejestrów nieuczciwych pracodawców (w przypadku firm uczestniczących w zamówieniach publicznych).

Warto zauważyć, że odpowiedzialność za niewypłacenie ekwiwalentu dotyczy również członków zarządu spółki, jeśli działania te zostaną uznane za rażące naruszenie przepisów prawa pracy.

Obowiązek dokumentacyjny i prawidłowe rozliczenie urlopu

Pracodawca ma nie tylko obowiązek wypłacić ekwiwalent, ale również:

• poprawnie wyliczyć jego wysokość,
• udokumentować rozliczenie – np. w świadectwie pracy, pasku wypłaty lub osobnym załączniku,
• uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia przy wyliczeniu podstawy ekwiwalentu.

Brak należytej dokumentacji może zostać uznany przez PIP lub sąd za naruszenie przepisów o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i skutkować dodatkowymi sankcjami. W przypadku sporów, ciężar dowodu leży po stronie pracodawcy – to on musi wykazać, że ekwiwalent został wypłacony w prawidłowej wysokości.

Pracownik może dochodzić roszczenia przez okres 3 lat od daty rozwiązania umowy, ponieważ właśnie tyle wynosi termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 §1 Kodeksu pracy). Po tym czasie roszczenie wygasa, nawet jeśli jest zasadne – dlatego z perspektywy pracownika warto działać szybko i udokumentować swoje żądanie.

Czy można wypłacić ekwiwalent w ratach?

Rozłożenie wypłaty ekwiwalentu za urlop na raty nie jest dopuszczalne przez przepisy prawa pracy. Świadczenie to musi zostać wypłacone jednorazowo i w pełnej wysokości. Nawet jeśli pracownik wyrazi na to zgodę, taka zgoda nie ma mocy prawnej i nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za naruszenie terminu.

Prawo pracy nie przewiduje żadnych wyjątków od tej zasady – nawet w przypadku trudnej sytuacji finansowej pracodawcy, braku środków obrotowych czy problemów płynnościowych. Ewentualne uzgodnienia stron dotyczące ratalnego wypłacenia należności są nieważne z mocy prawa i nie mogą być podstawą obrony w razie kontroli lub postępowania sądowego.

Dla porównania – w przypadku odprawy pieniężnej lub nagród uznaniowych możliwe są pewne elastyczne rozwiązania, ale ekwiwalent za urlop należy do katalogu świadczeń bezwzględnie wymaganych w dniu zakończenia umowy.

Obowiązki informacyjne wobec pracownika

Z chwilą zakończenia stosunku pracy pracodawca ma obowiązek:

• poinformować pracownika o przysługującym mu ekwiwalencie,
• przekazać świadectwo pracy, w którym wskazuje się m.in. liczbę dni niewykorzystanego urlopu,
• przedstawić szczegółowe rozliczenie kwoty ekwiwalentu, na życzenie pracownika.

Zaniechanie tych działań może skutkować nie tylko brakiem zaufania, ale też eskalacją sporu, który w wielu przypadkach kończy się postępowaniem sądowym lub zgłoszeniem do PIP. Dla pracodawców oznacza to również ryzyko kontroli, konieczność uzupełnienia dokumentacji kadrowej oraz poniesienia dodatkowych kosztów.

Dlatego najlepiej, aby:

• rozliczenie ekwiwalentu zostało przekazane w formie pisemnej (np. wraz z paskiem wynagrodzenia lub załącznikiem do świadectwa pracy),
• pracodawca zachował kopię pokwitowania wypłaty,
• wszystkie dokumenty były przechowywane zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej (obecnie: 10 lat od zakończenia zatrudnienia).

Tylko rzetelne i terminowe rozliczenie urlopu – w naturze lub w formie ekwiwalentu – gwarantuje przestrzeganie prawa, zabezpiecza interesy obu stron i minimalizuje ryzyko konfliktów oraz sankcji administracyjnych.

FAQ ekwiwalent za urlop

Kiedy należy się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Ekwiwalent za urlop przysługuje pracownikowi wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeśli nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Jak oblicza się wysokość ekwiwalentu urlopowego?

Wysokość ekwiwalentu ustala się na podstawie współczynnika ekwiwalentu oraz składników wynagrodzenia z ostatnich miesięcy, takich jak wynagrodzenie zasadnicze, premie czy dodatki.

Czy można otrzymać ekwiwalent zamiast wykorzystać urlop?

Nie. Ekwiwalent wypłaca się tylko po zakończeniu zatrudnienia. W trakcie trwania stosunku pracy urlop musi być udzielony w naturze – nie można go zastąpić pieniędzmi.

Kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę – opóźnienie może skutkować koniecznością zapłaty odsetek i sankcjami prawnymi.

Co jeśli pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu?

Pracownik może złożyć wezwanie do zapłaty, skargę do Państwowej Inspekcji Pracy lub pozew do sądu pracy. Pracodawcy grozi grzywna do 30 000 zł.