Urlop z powodu siły wyższej – nowe uprawnienie pracownicze w praktyce

Urlop z powodu siły wyższej – czym jest i komu przysługuje?

Nowe uprawnienie pracownicze w świetle Kodeksu pracy

Urlop z powodu siły wyższej to stosunkowo nowe uprawnienie wprowadzone do polskiego porządku prawnego na mocy nowelizacji Kodeksu pracy z kwietnia 2023 roku. Uregulowany został w art. 148¹ Kodeksu pracy i stanowi odpowiedź na zobowiązania wynikające z unijnej Dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Celem wprowadzenia tego przepisu było umożliwienie pracownikom szybkiego i legalnego reagowania na nagłe, nieprzewidziane zdarzenia o charakterze prywatnym, które uniemożliwiają im stawienie się w pracy.

Mimo że określenie „siła wyższa” nie zostało precyzyjnie zdefiniowane w Kodeksie pracy, praktyka oraz orzecznictwo w innych gałęziach prawa pozwalają przyjąć, że chodzi o sytuacje nieprzewidywalne, niezależne od woli pracownika, nagłe i wymagające natychmiastowego działania. Mogą to być zdarzenia związane np. ze zdrowiem członka rodziny, poważną awarią w domu czy innym kryzysem rodzinnym.

Kiedy można skorzystać z urlopu z powodu siły wyższej?

Pracownik może skorzystać z tego rodzaju urlopu, gdy wystąpi pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem, która wymaga jego natychmiastowej obecności. Przykładami takich sytuacji są:

• nagła choroba dziecka, które nie może uczęszczać do placówki edukacyjnej,
• wypadek lub hospitalizacja osoby bliskiej,
• pożar, zalanie, włamanie lub inna nagła sytuacja w mieszkaniu pracownika,
• nagłe pogorszenie stanu zdrowia osoby starszej, którą pracownik się opiekuje.

Ważne jest, że pracodawca nie ma prawa odmówić udzielenia takiego urlopu, jeżeli pracownik zgłosi go zgodnie z wymogami – czyli najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Zgłoszenie może być dokonane w dowolnej formie – telefonicznie, mailowo, SMS-em – a pracownik nie musi podawać szczegółowych powodów, choć w interesie obu stron leży, by komunikacja była przejrzysta i oparta na zaufaniu.

Kto może skorzystać z tego uprawnienia?

Z urlopu z powodu siły wyższej może skorzystać każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, niezależnie od:

• stażu pracy,
• rodzaju umowy (na czas nieokreślony, określony, próbny),
• wymiaru etatu (pełen lub część etatu),
• posiadania dzieci.

Nie ma też znaczenia, czy pracownik korzysta z innych rodzajów urlopów – ten urlop funkcjonuje niezależnie od urlopu wypoczynkowego, na żądanie czy opieki nad dzieckiem. Oznacza to, że pracownik ma prawo do niego nawet wtedy, gdy wykorzystał już wszystkie inne przysługujące dni wolne. Jest to istotne zwłaszcza w sytuacjach nagłych, które pojawiają się niespodziewanie i w których niemożliwe jest wcześniejsze zaplanowanie urlopu.

Warto zaznaczyć, że z tego prawa mogą korzystać również osoby przebywające na pracy zdalnej, jeśli z uwagi na sytuację nie są w stanie jej kontynuować. Wówczas, podobnie jak w przypadku pracy stacjonarnej, muszą zgłosić nieobecność przełożonemu.

Odrębność względem innych uprawnień pracowniczych

Urlop z powodu siły wyższej często bywa mylony z innymi instytucjami przewidzianymi w Kodeksie pracy, takimi jak:

• urlop na żądanie (art. 167² KP) – przysługuje w wymiarze 4 dni rocznie i również może być zgłoszony bez uzasadnienia, ale w przeciwieństwie do urlopu z powodu siły wyższej jest pełnopłatny;
• zwolnienie z pracy na opiekę nad dzieckiem (art. 188 KP) – przysługuje rodzicom dzieci do 14. roku życia, w wymiarze 2 dni lub 16 godzin;
• zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej bezpłatne (przed nowelizacją) – wcześniej pracownicy, którzy musieli nagle opuścić miejsce pracy, często korzystali z bezpłatnego zwolnienia, co wiązało się z utratą wynagrodzenia.

W przeciwieństwie do powyższych przypadków, urlop z powodu siły wyższej:

• jest odpłatny w 50% (liczony jak wynagrodzenie urlopowe),
• ma sztywny roczny limit (2 dni lub 16 godzin),
• nie wymaga uzasadnienia w sensie formalnym (choć powinien być wykorzystywany zgodnie z celem),
• jest nieprzechodni – niewykorzystany nie przechodzi na kolejny rok.

Nowelizacja wprowadzająca ten przepis zwiększa zakres elastyczności pracy i ochrony życia prywatnego pracownika, co jest zgodne z unijną polityką promowania równowagi między pracą a życiem osobistym.

W kolejnych częściach artykułu przyjrzymy się bardziej szczegółowo wymiarowi i zasadom naliczania tego urlopu oraz wyjaśnimy, jak wygląda jego zgłoszenie w praktyce – zarówno od strony pracownika, jak i obowiązków pracodawcy.

Jak wykorzystać urlop z powodu siły wyższej – wymiar, formalności i wynagrodzenie

Wymiar urlopu siła wyższa – ile dni przysługuje pracownikowi?

Zgodnie z art. 148¹ Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje 2 dni lub 16 godzin urlopu z powodu siły wyższej w roku kalendarzowym. Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy może wybrać, czy chce skorzystać z tego urlopu w wymiarze dniowym czy godzinowym – decyzję podejmuje przy pierwszym wniosku w danym roku i nie może jej potem zmienić.

W przypadku niepełnego etatu, przeliczenie odbywa się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Przykład: osoba zatrudniona na 1/2 etatu ma prawo do 1 dnia lub 8 godzin urlopu z powodu siły wyższej. Wymiar ten nie podlega zaokrągleniu w górę – stosuje się matematyczne zasady zaokrąglania do pełnych godzin.

Ten limit jest stały w skali roku kalendarzowego, co oznacza, że niewykorzystany urlop nie przechodzi na następny rok. Nie ma też możliwości przeniesienia tego urlopu na innego członka rodziny ani zamiany go na ekwiwalent pieniężny.

Forma zgłoszenia urlopu z powodu siły wyższej

Zgłoszenie urlopu z powodu siły wyższej musi nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia korzystania z tego uprawnienia, ale nie wcześniej – tzn. nie planuje się go z wyprzedzeniem, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. To jeden z elementów, który odróżnia go od innych urlopów – jego charakter jest nagły i nieprzewidywalny.

Forma zgłoszenia nie została narzucona przez przepisy – oznacza to, że może być dokonane:

• telefonicznie,
• SMS-em,
• e-mailem,
• poprzez komunikator firmowy (np. Slack, MS Teams),
• a w razie potrzeby także ustnie lub przez osobę trzecią (jeśli pracownik nie ma dostępu do telefonu, może poprosić o kontakt członka rodziny).

Ważne jest, aby pracodawca otrzymał taką informację i był w stanie ją zarejestrować, nawet jeśli przyjęcie nieobecności nie wymaga zgody z jego strony.

Zgłoszenie powinno zawierać jedynie informację o zamiarze skorzystania z urlopu siła wyższa i – ewentualnie – jego wymiar. Pracownik nie musi podawać przyczyny, ale jeśli chce zbudować relację opartą na zaufaniu z pracodawcą, może to zrobić dobrowolnie. Pracodawca nie ma prawa żądać dokumentów potwierdzających sytuację życiową pracownika.

Wynagrodzenie za urlop siła wyższa – ile wynosi i jak jest liczone?

Choć urlop ten nie jest w pełni płatny, ustawodawca zapewnił 50% wynagrodzenia, liczonego na zasadach jak dla urlopu wypoczynkowego. To oznacza, że podstawą wyliczeń jest średnia z wynagrodzeń z ostatnich 3 miesięcy, przy czym:

• uwzględnia się wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki stałe,
• nie wlicza się premii uznaniowych, nagród jednorazowych, wynagrodzenia za nadgodziny (chyba że są stałym składnikiem),
• wypłata następuje w terminie wypłaty najbliższego wynagrodzenia po zakończeniu urlopu.

Oznacza to, że pracownik nie zostaje całkowicie pozbawiony środków, a jednocześnie urlop ten nie obciąża w pełni budżetu pracodawcy, co może sprzyjać jego akceptacji i stosowaniu w praktyce.

W przypadku osób zatrudnionych na zmiennych warunkach płacowych (np. pracowników działu sprzedaży, gdzie wynagrodzenie zależy od premii i prowizji), pracodawca musi obliczyć przeciętną stawkę wynagrodzenia na podstawie miesięcy poprzedzających zgłoszenie urlopu.

Jakie dokumenty warto złożyć dla porządku?

Choć przepisy nie nakazują przedstawiania żadnych dowodów, praktyka kadrowa w wielu firmach rekomenduje, by po zakończeniu nieobecności:

• uzupełnić krótkie pisemne zgłoszenie (np. druk wniosku o urlop siła wyższa lub wiadomość mailowa),
• wskazać, czy dni zostały wykorzystane w ramach dostępnych 2 dni/16 godzin w danym roku,
• opcjonalnie – załączyć informację o rodzaju zdarzenia (bez obowiązku ujawniania szczegółów medycznych, jeśli dotyczy to innej osoby).

Warto podkreślić, że brak formalnego wniosku nie może skutkować uznaniem nieobecności za nieusprawiedliwioną, o ile pracownik prawidłowo zgłosił urlop w wymaganym terminie.

W kolejnym rozwinięciu przyjrzymy się, jakie praktyczne problemy i wątpliwości pojawiają się po stronie pracodawców i pracowników, a także jak nowe przepisy wypadają na tle innych rozwiązań w Unii Europejskiej.

Wyzwania i praktyczne problemy związane z urlopem z powodu siły wyższej

Reakcje pracodawców – akceptacja czy niechęć?

Chociaż urlop z powodu siły wyższej jest obowiązującym i bezwzględnie obowiązującym prawem pracownika, jego wprowadzenie spotkało się z różnorodnymi reakcjami pracodawców. W części firm, szczególnie tych o nowoczesnej kulturze organizacyjnej, to uprawnienie zostało przyjęte jako korzystne narzędzie wspierające work-life balance oraz odpowiedź na rzeczywiste potrzeby zatrudnionych.

Jednak w innych przypadkach – zwłaszcza w mikroprzedsiębiorstwach lub w branżach o wysokiej rotacji pracowników – pojawiły się obawy przed nadużywaniem tego rodzaju zwolnień oraz brakiem możliwości skutecznego zaplanowania pracy zespołu. Problemem może być brak zasobów kadrowych pozwalających na szybkie reagowanie na nagłe nieobecności, zwłaszcza jeśli zdarzają się one równocześnie u kilku pracowników.

Pomimo tych wyzwań, pracodawca nie ma prawa odmówić udzielenia urlopu – niezależnie od okoliczności. Nie może też żądać dowodów, a jedynym wymogiem formalnym jest zgłoszenie urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Nieuzasadniona odmowa mogłaby być uznana za naruszenie prawa pracy i skutkować interwencją Państwowej Inspekcji Pracy.

Ryzyko nadużyć i próby obejścia przepisów

Z powodu ogólności przepisu i braku konieczności wykazywania dokumentów potwierdzających sytuację nagłą, niektórzy pracodawcy obawiają się, że urlop siła wyższa może być traktowany jak „dodatkowy urlop na żądanie”. Pojawiły się również pytania o to, czy pracownicy nie będą wykorzystywać tego urlopu do celów niezwiązanych z rzeczywistym zdarzeniem losowym – np. przedłużenia weekendu lub uniknięcia dyżuru.

W takich sytuacjach jedynym narzędziem pracodawcy pozostaje dialog, obserwacja oraz analiza powtarzalności. Jeśli zachodzi podejrzenie nadużycia, możliwe jest rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego, choć formalnie – bez dowodu kłamstwa – nie można wyciągać konsekwencji dyscyplinarnych z samego faktu skorzystania z przysługującego urlopu.

Z drugiej strony, warto zauważyć, że świadomy pracownik traktuje to narzędzie odpowiedzialnie i nie naraża relacji zawodowych na szwank. Dla wielu osób to rozwiązanie okazuje się realnym ratunkiem w dramatycznych sytuacjach życiowych, w których wcześniejsze formy usprawiedliwienia nieobecności były niewystarczające lub zbyt obciążające finansowo (np. konieczność korzystania z bezpłatnego urlopu).

Rola Państwowej Inspekcji Pracy i obowiązki dokumentacyjne

W razie sporu dotyczącego wykorzystania urlopu siła wyższa – np. zakwestionowania prawa do jego wypłaty lub nieuznania usprawiedliwionej nieobecności – pracownik może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. PIP, jako organ nadzorujący przestrzeganie przepisów prawa pracy, może:

• przeanalizować zgodność działań pracodawcy z art. 148¹ Kodeksu pracy,
• żądać od pracodawcy wyjaśnień dotyczących nieuznania urlopu,
• nałożyć mandat lub skierować sprawę do sądu pracy, jeśli doszło do naruszenia praw pracownika.

Choć przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku dokumentowania urlopu siła wyższa w sposób szczególny, dla celów kadrowych zaleca się:

• prowadzenie rejestru wykorzystanych dni lub godzin,
• zarchiwizowanie zgłoszeń (np. wiadomości mailowych lub sms),
• oznaczenie nieobecności w systemie kadrowym jako „148¹ KP – siła wyższa”.

W razie kontroli lub konieczności wypłaty wynagrodzenia, taki rejestr ułatwia jednoznaczne ustalenie praw pracownika oraz prawidłowe rozliczenie czasu pracy i płacy.

Urlop siła wyższa a work-life balance – wymiar społeczny

Wprowadzenie urlopu siła wyższa wpisuje się w szerszy trend europeizacji prawa pracy, w którym nacisk kładziony jest na elastyczność zatrudnienia i poszanowanie życia prywatnego pracownika. W wielu krajach Unii Europejskiej podobne rozwiązania funkcjonują od lat, a ich celem jest nie tylko zapewnienie nagłej opieki nad rodziną, ale też przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu, przeciążeniu psychicznemu oraz ograniczenie stresu.

W Polsce takie uprawnienie ma szczególne znaczenie w kontekście braku systemowych rozwiązań wspierających osoby opiekujące się bliskimi. Urlop siła wyższa w wymiarze nawet 1 dnia może dać pracownikowi czas na zorganizowanie pomocy, opieki, czy uporządkowanie spraw kryzysowych bez ryzyka utraty pracy lub wynagrodzenia.

Co więcej, obecność takiego przepisu buduje zaufanie do pracodawcy, wzmacnia pozytywny wizerunek firmy i sprzyja budowaniu długofalowej relacji z zatrudnionymi. To nie tylko nowy obowiązek, ale też szansa na ucywilizowanie stosunków pracy i uznanie, że człowiek nie funkcjonuje wyłącznie w roli pracownika – lecz również jako rodzic, opiekun, członek społeczności.

Perspektywy rozwoju i postulaty zmian

Mimo że obecny kształt urlopu siła wyższa w Kodeksie pracy jest zgodny z minimalnym zakresem wyznaczonym przez dyrektywę unijną, pojawiają się już postulaty jego rozszerzenia. Eksperci rynku pracy i organizacje związkowe proponują m.in.:

• zwiększenie wymiaru urlopu do 4 dni w roku,
• wprowadzenie pełnego wynagrodzenia (100%) zamiast 50%,
• rozszerzenie katalogu sytuacji kwalifikujących się do urlopu,
• uregulowanie zasad jego łączenia z pracą zdalną.

Na razie jednak kluczowe pozostaje uświadamianie pracowników o przysługującym im prawie oraz edukowanie pracodawców, by nie postrzegali nowych rozwiązań jako zagrożenia, lecz jako element nowoczesnej polityki zatrudnienia – opartej na zaufaniu, empatii i współodpowiedzialności za miejsce pracy.

FAQ urlop siła wyższa – najczęstsze pytania

Kiedy można skorzystać z urlopu z powodu siły wyższej?

Urlop z powodu siły wyższej przysługuje w nagłych, nieprzewidzianych sytuacjach rodzinnych, które wymagają natychmiastowej obecności pracownika, np. w razie wypadku dziecka lub zalania mieszkania.

Ile dni urlopu z powodu siły wyższej przysługuje rocznie?

Pracownikowi przysługuje 2 dni lub 16 godzin urlopu w ciągu roku kalendarzowego, niezależnie od stażu pracy czy wymiaru etatu.

Czy za urlop siła wyższa przysługuje wynagrodzenie?

Tak, pracownik otrzymuje 50% wynagrodzenia obliczanego jak za urlop wypoczynkowy.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu z powodu siły wyższej?

Nie, pracodawca nie może odmówić. Obowiązuje zasada zgłoszenia przez pracownika najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, bez konieczności uzasadnienia.

Czy niewykorzystany urlop siła wyższa przechodzi na kolejny rok?

Nie, prawo do tego urlopu wygasa z końcem roku kalendarzowego. Niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok.