Okres wypowiedzenia – wszystko, co musisz wiedzieć o rozwiązaniu umowy o pracę

Czym jest okres wypowiedzenia i kiedy ma zastosowanie

Definicja okresu wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia to ustawowo określony czas między złożeniem wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną ze stron (czyli pracodawcę lub pracownika), a jej ostatecznym rozwiązaniem. W tym czasie stosunek pracy nadal trwa, a pracownik zachowuje wszystkie swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy. Celem okresu wypowiedzenia jest umożliwienie obu stronom odpowiedniego przygotowania się do zakończenia współpracy – zarówno z punktu widzenia organizacyjnego, jak i prawnego.

Kodeks pracy w sposób precyzyjny reguluje zasady ustalania długości i sposobu liczenia okresów wypowiedzenia w zależności od rodzaju umowy oraz stażu pracy u danego pracodawcy. Wypowiedzenie jest jedną z form rozwiązania stosunku pracy, obok porozumienia stron, rozwiązania bez wypowiedzenia oraz upływu terminu w przypadku umów terminowych.

Kiedy stosuje się okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia ma zastosowanie tylko przy rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem. Oznacza to, że jedna ze stron stosunku pracy (pracownik lub pracodawca) składa drugiej stronie pisemne oświadczenie o zamiarze rozwiązania umowy, ale skutek tego oświadczenia nie następuje natychmiast – musi upłynąć określony czas, który uzależniony jest od przepisów.

Tego rodzaju rozwiązanie umowy stosowane jest najczęściej w sytuacjach, gdy:

pracownik decyduje się zakończyć współpracę z danym pracodawcą, ale chce jeszcze przez pewien czas pracować lub musi to zrobić z uwagi na przepisy (np. przy dłuższych umowach),
pracodawca chce rozwiązać umowę o pracę z zachowaniem zasad prawnych, np. w sytuacji redukcji etatów, niewywiązywania się pracownika z obowiązków, ale nie w sposób nagły.

Warto zaznaczyć, że nie każdy sposób rozwiązania umowy o pracę przewiduje okres wypowiedzenia. Wyjątkiem są sytuacje, w których dochodzi do:

rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron – wtedy okres wypowiedzenia nie obowiązuje, chyba że strony go ustalą,
rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – np. w trybie dyscyplinarnym lub z winy pracodawcy, kiedy umowa kończy się natychmiast po doręczeniu oświadczenia o rozwiązaniu.

Tym samym, okres wypowiedzenia funkcjonuje jako podstawowy mechanizm chroniący interesy obu stron w relacjach pracowniczych, zapewniając czas na poszukiwanie nowej pracy, zakończenie spraw w miejscu pracy, rozliczenia finansowe i przygotowanie formalności.

Różnice w wypowiadaniu umów w zależności od ich rodzaju

W polskim prawie pracy występują trzy podstawowe typy umów o pracę:

Umowa o pracę na okres próbny
Umowa o pracę na czas określony
Umowa o pracę na czas nieokreślony

Każdy z tych typów umów rządzi się nieco innymi zasadami dotyczącymi wypowiedzenia – zarówno co do możliwości jego zastosowania, jak i długości okresu wypowiedzenia.

Umowa na okres próbny może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem krótkiego, zależnego od długości trwania umowy, okresu wypowiedzenia. Ma ona charakter testowy i często służy ocenie przydatności pracownika do danego stanowiska.

Umowa na czas określony, zgodnie z nowelizacją przepisów z 2016 roku, może być również wypowiedziana z zachowaniem okresu wypowiedzenia, takiego jak w przypadku umów bezterminowych. Jest to istotna zmiana, ponieważ wcześniej wypowiedzenie takiej umowy wymagało spełnienia dodatkowych warunków (np. zapisu o możliwości wypowiedzenia).

Umowa na czas nieokreślony natomiast daje największą stabilność zatrudnienia, a jej rozwiązanie za wypowiedzeniem wymaga uzasadnienia ze strony pracodawcy (np. przyczyna wypowiedzenia), co nie obowiązuje w przypadku wypowiedzenia złożonego przez pracownika.

Znaczenie zachowania formy pisemnej wypowiedzenia

Wypowiedzenie umowy o pracę musi być złożone w formie pisemnej, niezależnie od tego, kto je inicjuje. Dokument ten powinien zawierać:

wskazanie stron umowy, datę jej rozwiązania oraz okres wypowiedzenia,
w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony przez pracodawcę – uzasadnienie wypowiedzenia,
pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie do odwołania się do sądu pracy.

Brak pisemnej formy wypowiedzenia nie powoduje automatycznie jego nieważności, ale może prowadzić do sporów sądowych i roszczeń odszkodowawczych. Dlatego tak ważne jest, by zarówno pracownik, jak i pracodawca dochowywali obowiązków formalnych.

Znaczenie okresu wypowiedzenia z perspektywy stron stosunku pracy

Dla pracownika, okres wypowiedzenia to czas na uporządkowanie kwestii związanych z zatrudnieniem – rozliczenie się z obowiązków służbowych, wykorzystanie zaległego urlopu, zebranie dokumentów niezbędnych do przyszłego zatrudnienia. W tym czasie pracownik może także szukać nowej pracy, przygotować się do zmiany miejsca zamieszkania lub dokonać przekwalifikowania zawodowego.

Dla pracodawcy, okres wypowiedzenia to okazja do zapewnienia ciągłości działania firmy, znalezienia zastępstwa za odchodzącego pracownika, uporządkowania projektów czy przeszkolenia nowej osoby. Jednocześnie jest to czas, w którym należy wypełnić obowiązki wynikające z przepisów prawa – w szczególności związane z dokumentacją pracowniczą, wydaniem świadectwa pracy czy wypłatą ekwiwalentów.

Znajomość zasad dotyczących okresów wypowiedzenia jest więc kluczowa zarówno dla osób zatrudnionych, jak i dla pracodawców. Chroni przed błędami, sporami i nieporozumieniami, a także pozwala prawidłowo zaplanować działania związane z zakończeniem stosunku pracy.

Długość okresu wypowiedzenia w zależności od rodzaju umowy i stażu pracy

Zasady ogólne określające długość okresu wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia umowy o pracę w Polsce jest ściśle uzależniony od rodzaju zawartej umowy o pracę oraz – w przypadku umów na czas określony i nieokreślony – stażu pracy u danego pracodawcy. Kodeks pracy szczegółowo precyzuje te zależności, zapewniając przejrzystość i jednolitość stosowania przepisów. Celem tych regulacji jest zapewnienie odpowiedniego czasu na reorganizację dla pracodawcy oraz zagwarantowanie minimum bezpieczeństwa socjalnego dla pracownika.

W zależności od sytuacji, okres wypowiedzenia może wynosić od 3 dni roboczych do 3 miesięcy. Należy podkreślić, że przepisy różnicują długość tego okresu dla umów:

na okres próbny – zależnie od długości tej umowy,
na czas określony i nieokreślony – zależnie od stażu zatrudnienia u danego pracodawcy.

Okres wypowiedzenia przy umowie na okres próbny

Umowa na okres próbny może zostać zawarta na maksymalnie 3 miesiące. Jej celem jest sprawdzenie kwalifikacji pracownika i jego przydatności do wykonywania danej pracy. W zależności od długości okresu próbnego, Kodeks pracy (art. 34) przewiduje następujące długości wypowiedzenia:

3 dni robocze, jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
1 tydzień, jeśli okres próbny wynosi więcej niż 2 tygodnie,
2 tygodnie, jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące.

W przypadku tej umowy żadna ze stron nie musi uzasadniać wypowiedzenia. Możliwe jest również zawarcie w umowie dodatkowych postanowień o krótszym wypowiedzeniu, jeżeli strony tak się umówią – jednak tylko przy zachowaniu warunków przewidzianych w przepisach.

Okres wypowiedzenia przy umowie na czas określony i nieokreślony

Od wejścia w życie nowelizacji przepisów w 2016 roku, okresy wypowiedzenia umów na czas określony zostały zrównane z tymi obowiązującymi dla umów na czas nieokreślony. To oznacza, że od tej pory zarówno przy umowie bezterminowej, jak i terminowej, obowiązują takie same reguły. Zgodnie z art. 36 Kodeksu pracy, długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i przedstawia się następująco:

2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
1 miesiąc, jeśli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące, jeśli był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Należy podkreślić, że przy ustalaniu stażu pracy uwzględnia się ciągłość zatrudnienia u danego pracodawcy, nawet jeśli w międzyczasie zmieniała się forma umowy (np. z okresu próbnego na czas określony, a następnie na czas nieokreślony).

Jak liczyć okres wypowiedzenia – dni, tygodnie, miesiące

Jednym z częstszych problemów praktycznych jest prawidłowe obliczanie długości i daty zakończenia umowy po złożeniu wypowiedzenia. Poniżej zasady obowiązujące przy różnych formach wypowiedzenia:

W przypadku wypowiedzenia tygodniowego (np. 2 tygodnie) – umowa kończy się z końcem tygodnia kalendarzowego, a więc zawsze w sobotę, niezależnie od dnia złożenia wypowiedzenia. Przykład: Wypowiedzenie złożone w poniedziałek 1 lipca – umowa zakończy się w sobotę 13 lipca.
Przy wypowiedzeniu miesięcznym (np. 1 lub 3 miesiące) – okres wypowiedzenia zawsze kończy się ostatniego dnia miesiąca, w którym on upływa, bez względu na dzień tygodnia, w którym złożono wypowiedzenie. Przykład: Wypowiedzenie złożone 10 maja przy jednomiesięcznym okresie wypowiedzenia – umowa kończy się 30 czerwca.
W przypadku wypowiedzenia liczonych w dniach roboczych (przy umowie na okres próbny) – okres wypowiedzenia liczony jest zgodnie z kalendarzem roboczym, czyli z pominięciem sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy.

Warto też dodać, że w przypadku, gdy wypowiedzenie zostanie złożone w trakcie urlopu pracownika, jego bieg się nie wydłuża – wypowiedzenie biegnie dalej, nawet jeśli pracownik nie świadczy w tym czasie pracy.

Szczególne przypadki – skrócenie okresu wypowiedzenia

Zdarzają się sytuacje, w których możliwe jest skrócenie okresu wypowiedzenia, ale wyłącznie w ściśle określonych przypadkach:

Za porozumieniem stron – obie strony mogą ustalić dowolny, krótszy okres obowiązywania wypowiedzenia, a nawet odstąpić od niego zupełnie.
Z winy pracownika lub pracodawcy – w sytuacjach nadzwyczajnych, np. zwolnienie dyscyplinarne lub porzucenie pracy, umowa rozwiązuje się natychmiast bez okresu wypowiedzenia.
W sytuacji zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników – pracodawca może skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia maksymalnie do 1 miesiąca, pod warunkiem wypłaty pracownikowi odszkodowania za pozostały okres.

Takie rozwiązania są szczególnie istotne z punktu widzenia planowania działalności gospodarczej, reorganizacji zatrudnienia czy też sytuacji kryzysowych, które wymuszają szybkie zmiany kadrowe.

Znajomość zasad ustalania długości okresu wypowiedzenia – i ich prawidłowe zastosowanie – ma ogromne znaczenie praktyczne, nie tylko dla działów HR i pracodawców, ale także dla samych pracowników. Chroni przed błędami formalnymi, nieporozumieniami i ewentualnymi roszczeniami przed sądem pracy.

okres wypowiedzenia umowa na czas określony

Obowiązki pracownika i pracodawcy w trakcie okresu wypowiedzenia

Czy pracownik musi świadczyć pracę podczas okresu wypowiedzenia?

W okresie wypowiedzenia, mimo że stosunek pracy jest już wypowiedziany, pracownik nadal pozostaje zatrudniony i ma obowiązek świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Dotyczy to zarówno wypowiedzenia złożonego przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Oznacza to, że aż do upływu okresu wypowiedzenia pracownik musi wykonywać swoje obowiązki służbowe, przestrzegać czasu pracy, regulaminu pracy oraz poleceń przełożonych.

Jednak istnieje możliwość, by pracodawca zwolnił pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Taka decyzja może zostać podjęta jednostronnie przez pracodawcę – bez potrzeby uzyskiwania zgody pracownika. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za cały okres wypowiedzenia, mimo że nie wykonuje pracy. Rozwiązanie to jest często stosowane w sytuacjach, gdy:

obecność pracownika w firmie mogłaby być niepożądana (np. ze względu na dostęp do poufnych informacji),
pracownik ma zaległy urlop do wykorzystania,
strony chcą rozdzielić się w atmosferze bez napięć.

Ważne: zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy powinno zostać udokumentowane na piśmie, najlepiej w formie aneksu lub jednostronnego oświadczenia, które zostanie doręczone pracownikowi.

Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia to ostatni moment, w którym pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego i bieżącego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo jednostronnie udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia – bez zgody pracownika.

Dotyczy to przede wszystkim:

urlopu zaległego – czyli niewykorzystanego w poprzednich latach,
bieżącego urlopu przysługującego w roku rozwiązania umowy – proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany do końca trwania stosunku pracy, pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Dlatego też dla wielu pracodawców korzystniejsze jest skierowanie pracownika na urlop niż wypłata ekwiwalentu.

W przypadku, gdy pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, urlop nie może być udzielany równolegle – są to dwie odrębne instytucje prawne.

Ochrona szczególna pracownika w okresie wypowiedzenia

W polskim prawie pracy przewidziano szereg przypadków, w których pracownik korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy, także w trakcie trwającego okresu wypowiedzenia. Wśród najczęściej spotykanych sytuacji objętych ochroną znajdują się:

ciąża – wypowiedzenie złożone kobiecie w ciąży jest z mocy prawa nieważne, a jeśli zostanie wręczone przed ujawnieniem ciąży, może zostać cofnięte na mocy ochrony ustawowej,
urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy – w tym czasie rozwiązanie umowy nie jest dopuszczalne, chyba że następuje z winy pracownika (np. dyscyplinarnie),
wieku przedemerytalnego – osoby, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego i mają odpowiedni staż, są objęte ochroną przed wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika,
członkostwa w związkach zawodowych – szczególna ochrona związkowa może uniemożliwiać wypowiedzenie bez zgody organizacji związkowej.

Jeśli wypowiedzenie zostało wręczone mimo przysługującej ochrony, pracownik może wnieść pozew do sądu pracy z żądaniem przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

Warto jednak podkreślić, że ochrona ta nie działa automatycznie w każdej sytuacji – zawsze trzeba zbadać indywidualny przypadek i ocenić, czy zostały spełnione wszystkie przesłanki.

Rozliczenie końcowe i obowiązki pracodawcy po ustaniu stosunku pracy

Z chwilą zakończenia okresu wypowiedzenia, a tym samym ustania stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek dopełnić kilku ważnych formalności, z których najważniejsze to:

Wydanie świadectwa pracy – dokument ten musi być wydany niezwłocznie, najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Musi on zawierać informacje o:
- rodzaju wykonywanej pracy i stanowisku,
- okresach zatrudnienia,
- trybie rozwiązania umowy,
- wykorzystanym urlopie, zwolnieniach itp.
Rozliczenie finansowe z pracownikiem – obejmuje:
- wypłatę wynagrodzenia za przepracowany okres,
- wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
- wypłatę ewentualnych premii i świadczeń dodatkowych wynikających z umowy lub regulaminu.
Zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych – należy to zrobić w ciągu 7 dni od zakończenia zatrudnienia (formularz ZUS ZWUA).

Dla pracownika zakończenie okresu wypowiedzenia oznacza również konieczność zgłoszenia się do urzędu pracy, jeśli nie podejmie on nowej pracy, w celu uzyskania ubezpieczenia zdrowotnego i – ewentualnie – zasiłku dla bezrobotnych.

Warto wiedzieć, że pracownik może również wnieść pozew do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia, jeśli uważa, że wypowiedzenie było niezgodne z przepisami lub niezasadne. W razie wygrania sprawy sąd może orzec o przywróceniu do pracy lub zasądzeniu odszkodowania.

Znaczenie komunikacji i przestrzegania przepisów

Okres wypowiedzenia, mimo że formalnie kończy stosunek pracy, może być także czasem negocjacji, ustaleń i rozwiązywania sporów. Pracodawcy często wykorzystują ten okres do zbudowania pozytywnego wrażenia końcowego, co może mieć znaczenie np. w przypadku planowanej rekomendacji lub potencjalnego ponownego zatrudnienia w przyszłości. Z kolei dla pracownika jest to moment, w którym warto zadbać o pełne rozliczenie, zebranie dokumentacji oraz spokojne domknięcie bieżących spraw.

Znajomość przysługujących praw i obowiązków obu stron w tym newralgicznym okresie pozwala uniknąć konfliktów, błędów proceduralnych i stresu związanego z przejściem zawodowym. Właściwe podejście do okresu wypowiedzenia to także przejaw odpowiedzialności i profesjonalizmu – zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

FAQ okres wypowiedzenia

Jak obliczyć okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Okres wypowiedzenia liczy się zgodnie z zasadami Kodeksu pracy – zależy od rodzaju umowy i stażu pracy. Może wynosić od 3 dni do 3 miesięcy. Przy wypowiedzeniach tygodniowych i miesięcznych bierze się pod uwagę odpowiednio koniec tygodnia (sobota) lub miesiąca kalendarzowego.

Czy w okresie wypowiedzenia trzeba świadczyć pracę?

Tak, co do zasady pracownik ma obowiązek pracować w okresie wypowiedzenia. Jednak pracodawca może zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Jakie są okresy wypowiedzenia przy umowie na czas określony?

Przy umowie zawartej na czas określony okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące – zależnie od stażu pracy u danego pracodawcy, podobnie jak w przypadku umowy na czas nieokreślony.

Czy można skrócić okres wypowiedzenia?

Tak, za porozumieniem stron można ustalić krótszy okres wypowiedzenia. W niektórych przypadkach, np. przy zwolnieniach grupowych lub likwidacji stanowiska, możliwe jest skrócenie okresu wypowiedzenia z wypłatą odszkodowania.

Co dzieje się z urlopem w okresie wypowiedzenia?

Pracodawca ma prawo udzielić pracownikowi zaległego i bieżącego urlopu w okresie wypowiedzenia. Jeśli urlop nie zostanie wykorzystany, należy wypłacić ekwiwalent pieniężny przy rozwiązaniu umowy.