Okres wypowiedzenia umów o pracę – ile wynosi, jak go liczyć i jakie są wyjątki

Czym jest okres wypowiedzenia i jak działa w praktyce

Definicja i cel okresu wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia to czas, który upływa od momentu złożenia wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną ze stron (pracodawcę lub pracownika) do dnia, w którym umowa ostatecznie przestaje obowiązywać. Ten mechanizm przewidziany w Kodeksie pracy ma za zadanie zabezpieczać interesy obu stron stosunku pracy – dając im czas na przygotowanie się do zakończenia współpracy i na dokonanie niezbędnych czynności organizacyjnych.

W praktyce oznacza to, że po wręczeniu wypowiedzenia pracownik nie przestaje od razu pracować – nadal wykonuje swoje obowiązki, aż do końca okresu wypowiedzenia. W tym czasie może też skorzystać z przysługującego mu urlopu, a pracodawca może przekazać jego obowiązki innym pracownikom lub rozpocząć rekrutację na jego miejsce. Z kolei pracownik zyskuje możliwość spokojnego poszukiwania nowego zatrudnienia lub załatwienia formalności związanych z odejściem z firmy.

Kiedy stosuje się okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia ma zastosowanie w przypadku jednostronnego rozwiązania umowy o pracę – czyli gdy jedna ze stron (najczęściej pracodawca, ale również pracownik) podejmuje decyzję o zakończeniu stosunku pracy, z zachowaniem przewidzianego przez prawo czasu na zakończenie tej relacji. Wypowiedzenie może nastąpić zarówno w przypadku:

• umowy o pracę na czas nieokreślony,
• umowy o pracę na czas określony,
• umowy na okres próbny – tu jednak obowiązują inne terminy, o czym szerzej w kolejnych częściach.

Nie stosuje się okresu wypowiedzenia, jeśli:

• umowa rozwiązywana jest za porozumieniem stron – strony same ustalają datę rozwiązania,
• umowa rozwiązywana jest bez wypowiedzenia – z winy pracownika lub pracodawcy, w sytuacjach wyjątkowych, np. ciężkiego naruszenia obowiązków czy długotrwałej nieobecności.

Rola wypowiedzenia w praktyce stosunku pracy

Z perspektywy praktycznej, okres wypowiedzenia pełni funkcję ochronną i organizacyjną. Pracodawca może w tym czasie:

• uzupełnić braki kadrowe,
• przeorganizować zakres obowiązków,
• przeprowadzić rekrutację,
• rozliczyć z pracownikiem wszelkie należności i obowiązki formalne,
• przekazać mienie firmy, dokumentację i dostęp do systemów.

Z kolei pracownik może:

• poszukiwać nowego zatrudnienia,
• skorzystać z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• przygotować się psychicznie i organizacyjnie do zmiany pracy,
• zadbać o kwestie finansowe (np. zabezpieczyć środki na czas między zatrudnieniem).

Kodeks pracy, a dokładnie art. 32–36 Kodeksu pracy, bardzo precyzyjnie określa zasady związane z wypowiadaniem umów i obliczaniem okresów wypowiedzenia, co zabezpiecza przed dowolnością interpretacyjną i ewentualnymi nadużyciami.

Czas trwania okresu wypowiedzenia – wpływ na datę zakończenia stosunku pracy

Jednym z najważniejszych aspektów związanych z wypowiedzeniem jest sposób liczenia okresu wypowiedzenia. W polskim prawie istnieją trzy sposoby liczenia:

• w dniach roboczych – dotyczy tylko najkrótszych wypowiedzeń przy umowie na okres próbny (np. 3 dni robocze),
• w tygodniach – liczone od najbliższej niedzieli,
• w miesiącach – liczone od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego.

Oznacza to, że wypowiedzenie złożone np. 5 marca przy miesięcznym okresie wypowiedzenia skutkuje rozwiązaniem umowy dopiero 30 kwietnia, ponieważ okres liczony jest od 1 kwietnia. W przypadku wypowiedzenia dwutygodniowego złożonego w środę 10 lipca, okres rozpocznie się w najbliższą niedzielę (14 lipca) i zakończy się po dwóch tygodniach – w sobotę 27 lipca.

Warto też podkreślić, że:

• okres wypowiedzenia jest obowiązkowy,
• nie można go „pominąć” lub „skracać jednostronnie”,
• można go zmienić tylko w drodze porozumienia stron lub jeśli przepisy szczególne przewidują wyjątki (np. ustawa o zwolnieniach grupowych, art. 36(1) Kodeksu pracy).

Znaczenie wypowiedzenia w kontekście prawa pracy i bezpieczeństwa stron

Mechanizm wypowiedzenia jest niezwykle ważny w kontekście stabilności zatrudnienia i przewidywalności rozwoju kariery zawodowej. Pracownik nie może zostać zwolniony „z dnia na dzień” bez przyczyny (poza przypadkami szczególnymi), a sam także nie powinien odchodzić z pracy bez wcześniejszego uprzedzenia. Dzięki temu:

• pracodawca ma czas na reakcję,
• pracownik nie traci nagle źródła utrzymania,
• obie strony mogą zakończyć relację zawodową w sposób uporządkowany i zgodny z przepisami.

W praktyce zawodowej ogromne znaczenie ma też sposób komunikowania wypowiedzenia – wypowiedzenie musi zostać złożone w formie pisemnej, a jego treść powinna być jednoznaczna. W przypadku umów na czas nieokreślony, wypowiedzenie przez pracodawcę musi także zawierać uzasadnienie oraz informację o prawie do odwołania się do sądu pracy.

Podobnie, pracownik składając wypowiedzenie, musi zadbać o to, aby dokument był złożony w sposób niebudzący wątpliwości, najlepiej osobiście i za pokwitowaniem lub listem poleconym.

Wypowiedzenie w relacji do przepisów szczególnych

Ważne jest, że przepisy o okresie wypowiedzenia mogą być modyfikowane przez układy zbiorowe, regulaminy pracy lub indywidualne umowy, o ile nie naruszają minimalnych gwarancji ustawowych. Zdarzają się sytuacje, że strony ustalają dłuższy okres wypowiedzenia niż przewiduje Kodeks pracy – np. 6-miesięczny – co jest dozwolone, o ile strony wyraziły na to zgodę w umowie.

Z drugiej strony, jeśli okres wypowiedzenia został zaniżony względem wymogów Kodeksu, taki zapis jest nieważny i stosuje się przepisy ustawowe.

Wszystko to sprawia, że okres wypowiedzenia nie jest tylko formalnością, ale kluczowym etapem rozwiązania stosunku pracy, który niesie za sobą szereg skutków prawnych, finansowych i organizacyjnych. Właściwe zrozumienie jego roli jest niezbędne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Długość okresu wypowiedzenia w zależności od rodzaju umowy i stażu pracy

Umowy na czas nieokreślony i określony – podstawowe zasady

W polskim systemie prawa pracy okres wypowiedzenia uzależniony jest od rodzaju umowy o pracę oraz od stażu pracy u danego pracodawcy. Co ważne, od 2016 roku przepisy zrównały długość okresu wypowiedzenia umów na czas określony z tymi zawartymi na czas nieokreślony, co oznacza, że w obu przypadkach stosuje się ten sam system liczenia:

• 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – jeśli zatrudnienie trwało co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Warto zaznaczyć, że do stażu pracy zalicza się również poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, nawet jeśli pomiędzy nimi występowały przerwy – o ile nie były zbyt długie i zachowana była ciągłość stosunku pracy w sensie organizacyjnym.

W przypadku umów zawartych na czas określony przed 22 lutego 2016 r., wypowiedzenie było możliwe tylko, jeśli w umowie zawarto odpowiednią klauzulę. Po tej dacie, jeśli umowa trwa dłużej niż 33 miesiące lub jest trzecią kolejną umową zawieraną z tym samym pracownikiem, przekształca się ona z mocy prawa w umowę na czas nieokreślony.

Umowy zawarte na okres próbny – inny mechanizm wypowiedzenia

W przypadku umów o pracę na okres próbny, przepisy przewidują odrębny system długości okresu wypowiedzenia, który nie jest zależny od ogólnego stażu pracy u pracodawcy, ale wyłącznie od długości okresu próbnego określonego w umowie. Wyróżnia się trzy możliwe długości wypowiedzenia:

• 3 dni robocze – jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień – jeśli okres próbny wynosi więcej niż 2 tygodnie, ale mniej niż 3 miesiące,
• 2 tygodnie – jeśli okres próbny wynosi dokładnie 3 miesiące.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli pracownik wcześniej pracował u tego samego pracodawcy, ale zawarł nową umowę na okres próbny – obowiązują go nowe okresy wypowiedzenia zależne wyłącznie od długości próbnej umowy.

Przykłady liczenia okresu wypowiedzenia

Dla wielu osób kluczowe znaczenie ma praktyczne rozumienie momentu rozpoczęcia i zakończenia okresu wypowiedzenia, szczególnie w kontekście jego powiązania z kalendarzem.

• Przykład 1: Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony od 1 sierpnia 2021 r. składa wypowiedzenie 5 lipca 2025 r. Staż pracy przekroczył 3 lata, więc obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Rozpocznie się on 1 sierpnia 2025 r. i zakończy 31 października 2025 r., ponieważ okres liczony jest w pełnych miesiącach kalendarzowych.
• Przykład 2: Pracownik zatrudniony na czas określony 10 lutego 2025 r. składa wypowiedzenie 11 lipca 2025 r. Przepracował ponad 5 miesięcy, ale jeszcze nie 6 – przysługuje 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. Liczony od najbliższej niedzieli – czyli od 13 lipca – potrwa do soboty 26 lipca 2025 r.
• Przykład 3: Umowa próbna na 3 miesiące zawarta 1 czerwca 2025 r. zostaje wypowiedziana przez pracownika 10 czerwca. Obowiązuje 2-tygodniowy okres wypowiedzenia (ponieważ próba trwa 3 miesiące), który zacznie się 15 czerwca i zakończy 28 czerwca.

Warto też pamiętać, że okres wypowiedzenia nie ulega zawieszeniu w przypadku urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia lekarskiego – z wyjątkiem sytuacji, gdy pracownik korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem (np. w czasie ciąży).

Dodatkowe aspekty: wpływ umów zawieranych z agencjami pracy tymczasowej i firmami outsourcingowymi

W niektórych branżach występują nietypowe formy zatrudnienia, które formalnie mieszczą się w ramach umowy o pracę, ale mają pewne szczególne cechy. W przypadku pracowników tymczasowych zatrudnianych za pośrednictwem agencji, okresy wypowiedzenia mogą być krótsze – zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Czasem też dochodzi do zawierania tzw. umów hybrydowych – gdzie elementy cywilnoprawne i pracownicze się przenikają. Jeśli jednak dana relacja prawna nosi znamiona stosunku pracy, pracownikowi przysługuje pełna ochrona wynikająca z Kodeksu pracy, w tym odpowiedni okres wypowiedzenia.

Czy okres wypowiedzenia może być wydłużony?

Zasadą jest, że Kodeks pracy określa minimalne okresy wypowiedzenia, ale można je wydłużyć w umowie o pracę, jeśli obie strony wyrażą na to zgodę. Przykład: pracodawca zawiera z pracownikiem zapis, że niezależnie od stażu, obie strony zobowiązują się do trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia – taki zapis jest zgodny z prawem, o ile nie narusza przepisów o ochronie pracowników.

Można też wprowadzić różne okresy wypowiedzenia dla każdej ze stron, ale tylko jeśli są korzystniejsze dla pracownika. Przykładowo: pracownik może mieć prawo wypowiedzenia z 1-miesięcznym okresem, podczas gdy pracodawca zobowiązuje się do 3-miesięcznego. W odwrotną stronę – nie można.

Nie można natomiast wprowadzić zapisów skrótowych, które dają jedynie 1 dzień wypowiedzenia w sytuacjach, gdzie Kodeks wymaga np. miesięcznego okresu – taki zapis jest z mocy prawa nieważny.

Rola stażu pracy i jego obliczania

Aby ustalić długość okresu wypowiedzenia, kluczowe znaczenie ma staż pracy u danego pracodawcy. Do tego stażu zalicza się:

• wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia w danej firmie,
• okresy zatrudnienia w firmach, które uległy przekształceniu (np. fuzje, przejęcia),
• okresy służby wojskowej (w niektórych przypadkach),
• okres urlopu bezpłatnego i wychowawczego – jeśli wynika to z odrębnych przepisów.

W przypadku wątpliwości co do długości stażu lub niejasności w aktach osobowych, to pracodawca ma obowiązek udokumentować czas pracy. Jeśli tego nie zrobi, to pracownik może dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy, a okres wypowiedzenia ustala się na jego korzyść.

Ochrona pracownika w okresie wypowiedzenia i obowiązki stron

Zakazy wypowiadania umów – ochrona przedemerytalna i szczególna sytuacja pracownika

Nie każda sytuacja pozwala pracodawcy na wypowiedzenie umowy o pracę. Kodeks pracy przewiduje szereg przypadków, w których pracownik korzysta z tzw. ochrony trwałości stosunku pracy. Do najważniejszych należą:

• ciąża oraz urlop macierzyński – wypowiedzenie umowy w tym czasie jest bezwzględnie zakazane (art. 177 § 1 K.p.),
• urlop wychowawczy – również chroniony ustawowo,
• członkostwo w związku zawodowym – w przypadku objęcia ochroną przez zakładową organizację związkową,
• okres ochronny przed emeryturą – czyli czas nie dłuższy niż 4 lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego, pod warunkiem posiadania odpowiedniego stażu,
• niezdolność do pracy wskutek choroby, jeśli nie upłynął jeszcze okres ochronny z art. 53 Kodeksu pracy,
• inne przepisy szczególne, np. ochrona działaczy społecznych, radnych czy pracowników korzystających z obniżonego wymiaru etatu w związku z opieką nad dzieckiem.

W tych przypadkach pracodawca nie może wypowiedzieć umowy, nawet jeśli ma ważne powody organizacyjne. Ochrona ta ma charakter bezwzględny, a jej naruszenie skutkuje nieważnością wypowiedzenia i może prowadzić do konieczności przywrócenia pracownika do pracy lub wypłaty odszkodowania.

Warto zaznaczyć, że ochrona nie dotyczy samego złożenia wypowiedzenia przez pracownika – kobieta w ciąży lub osoba w okresie przedemerytalnym może złożyć wypowiedzenie samodzielnie.

Obowiązki stron w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia stosunek pracy trwa nadal, a więc obie strony zachowują swoje prawa i obowiązki:

• Pracownik musi:
  • świadczyć pracę zgodnie z umową,
  • stosować się do poleceń przełożonych,
  • dbać o mienie pracodawcy,
  • zachować lojalność względem firmy.
• Pracodawca natomiast:
  • ma obowiązek wypłacania wynagrodzenia,
  • zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
  • umożliwienia wykorzystania przysługującego urlopu,
  • może skrócić okres wypowiedzenia (w niektórych sytuacjach),
  • może także zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Decyzja o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy powinna być dokumentowana pisemnie. W takim przypadku pracownik nie pracuje, ale nadal otrzymuje pensję – może w tym czasie np. szukać nowej pracy lub załatwiać formalności.

Urlop w okresie wypowiedzenia

Pracownikowi przysługuje prawo do wykorzystania zaległego i bieżącego urlopu wypoczynkowego w czasie trwania wypowiedzenia. Pracodawca ma prawo narzucić wykorzystanie urlopu w tym czasie, nawet bez zgody pracownika. Jest to wyjątek od ogólnej zasady planowania urlopów za porozumieniem stron (art. 167¹ K.p.).

Jeśli z jakichś przyczyn urlop nie zostanie wykorzystany – np. z powodu choroby lub braku decyzji pracodawcy – w dniu rozwiązania umowy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Skrócenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę

W niektórych przypadkach, pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia, ale tylko wtedy, gdy:

• wypowiada umowę o pracę na czas nieokreślony,
• podaje przyczynę rozwiązania umowy,
• zwalnia pracownika z przyczyn niezawinionych przez pracownika (np. reorganizacja firmy, likwidacja stanowiska).

Wówczas, zgodnie z art. 36¹ §1 Kodeksu pracy, może skrócić okres wypowiedzenia do 1 miesiąca, ale za pozostały czas musi wypłacić odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymałby, gdyby świadczył pracę do końca wypowiedzenia.

Taki skrócony okres wypowiedzenia traktowany jest jako czas zatrudnienia – np. do naliczenia stażu pracy, prawa do urlopu, odpraw czy emerytury.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Jeśli pracodawca nie chce, aby pracownik wykonywał pracę w okresie wypowiedzenia, może go zwolnić z obowiązku świadczenia pracy, zachowując jednocześnie prawo do wynagrodzenia.

Jest to rozwiązanie coraz częściej stosowane w praktyce HR – szczególnie w przypadkach:

• konfliktów personalnych,
• obawy o dostęp do wrażliwych danych,
• zatrudnienia konkurencyjnego w trakcie wypowiedzenia,
• konieczności natychmiastowego zastąpienia pracownika.

Ważne: takie zwolnienie musi być udzielone na piśmie i nie może ograniczać innych praw pracownika – np. do urlopu, odprawy czy świadczeń z ZFŚS.

Wpływ wypowiedzenia na inne prawa pracownicze

W okresie wypowiedzenia pracownik nadal podlega ubezpieczeniom społecznym, może korzystać z opieki zdrowotnej, zasiłków, a także – jeśli zostanie zwolniony – nabywa prawa do:

• zasiłku dla bezrobotnych,
• odprawy – w przypadku zwolnienia z przyczyn leżących po stronie pracodawcy,
• świadczeń przedemerytalnych – jeśli spełnia określone warunki.

Warto także wspomnieć, że okres wypowiedzenia może być okresem wypowiedzenia umowy z zakazem konkurencji po ustaniu stosunku pracy – jeżeli taka umowa została zawarta. W takim przypadku pracownik może mieć prawo do odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji.

Ustanie stosunku pracy – skutki prawne

Z dniem zakończenia okresu wypowiedzenia:

• umowa wygasa automatycznie,
• pracownik traci status zatrudnionego,
• kończy się obowiązek ubezpieczeń i składek,
• pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy,
• mogą powstać obowiązki podatkowe (np. rozliczenie PIT),
• pracownik może zarejestrować się w urzędzie pracy jako bezrobotny.

Zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, jest to moment zamykający formalnie i prawnie relację zatrudnienia. Prawidłowe zakończenie tej relacji – w oparciu o właściwy okres wypowiedzenia – zabezpiecza interesy obu stron i ogranicza ryzyko sporów sądowych. Dlatego właśnie tak istotne jest, aby przepisy dotyczące wypowiedzeń były stosowane z pełną świadomością konsekwencji.

FAQ okres wypowiedzenia umów o pracę – pytania i odpowiedzi

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy o pracę?

W przypadku umowy na czas określony i nieokreślony: 2 tygodnie (poniżej 6 miesięcy stażu), 1 miesiąc (6 miesięcy–3 lata), 3 miesiące (ponad 3 lata). Przy okresie próbnym – od 3 dni do 2 tygodni.

Od kiedy liczy się okres wypowiedzenia?

Okres wypowiedzenia liczony jest od następnego dnia po złożeniu wypowiedzenia. Jeśli liczony jest w tygodniach – zaczyna się od najbliższej niedzieli. Jeśli w miesiącach – od pierwszego dnia kolejnego miesiąca.

Czy można skrócić okres wypowiedzenia?

Tak, okres wypowiedzenia może być skrócony za porozumieniem stron lub – w wyjątkowych sytuacjach – przez pracodawcę z obowiązkiem wypłaty odszkodowania.

Czy w okresie wypowiedzenia pracownik musi pracować?

Tak, chyba że zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy przez pracodawcę. Wówczas zachowuje prawo do wynagrodzenia mimo nieświadczenia pracy.

Czy urlop wypoczynkowy może być wykorzystany w okresie wypowiedzenia?

Tak, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia – także bez jego wniosku. Może też wypłacić ekwiwalent, jeśli urlop nie został wykorzystany.