Świadectwo pracy – obowiązki pracodawcy i prawa pracownika

Obowiązek wydania świadectwa pracy – podstawy prawne i zasady

Kiedy pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy?

Zgodnie z Kodeksem pracy, a konkretnie z art. 97 §1, pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego wydania świadectwa pracy w związku z zakończeniem stosunku pracy, bez względu na jego tryb. Obowiązek ten istnieje niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy – może to być zarówno wypowiedzenie przez pracownika, rozwiązanie bez wypowiedzenia, jak i upływ czasu trwania umowy terminowej.

W sytuacji, gdy pracodawca nie zamierza zawierać kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem, musi wydać świadectwo pracy najpóźniej w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. To oznacza, że nie ma tu miejsca na żadne opóźnienia. W przypadku ich wystąpienia, pracownik może dochodzić swoich praw, a pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej lub administracyjnej.

W jakiej formie należy wystawić świadectwo pracy?

Świadectwo pracy może mieć formę papierową lub elektroniczną. W przypadku formy elektronicznej, dokument powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Tylko wtedy jest on uznawany za pełnoprawny dokument urzędowy.

Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na przesłanie świadectwa w formie elektronicznej, pracodawca zobowiązany jest dostarczyć je w formie papierowej. Doręczenie może nastąpić:

• osobiście w dniu rozwiązania stosunku pracy,
• pocztą, jeżeli pracownik nie jest obecny w zakładzie pracy lub nie może odebrać dokumentu osobiście.

Jakie elementy musi zawierać świadectwo pracy?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, świadectwo pracy musi zawierać określony katalog danych, w tym:

• okres zatrudnienia – dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• wymiar czasu pracy (pełny etat, część etatu),
• rodzaj wykonywanej pracy i zajmowane stanowisko,
• tryb rozwiązania stosunku pracy (np. za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, za porozumieniem stron),
• informacje o wykorzystanych urlopach, urlopie bezpłatnym, ojcowskim, wychowawczym,
• dane o okresach nieskładkowych i składkowych,
• informacja o zajęciu wynagrodzenia w razie egzekucji komorniczej,
• wskazanie uprawnień nabytych w trakcie zatrudnienia, np. związanych z urlopem wypoczynkowym.

Brak któregokolwiek z wymaganych elementów może stanowić podstawę do żądania sprostowania dokumentu i może prowadzić do realnych komplikacji dla pracownika przy ubieganiu się o świadczenia czy nową pracę.

Co grozi pracodawcy za niewydanie świadectwa pracy?

Zaniechanie obowiązku wydania świadectwa pracy naraża pracodawcę na odpowiedzialność zarówno na gruncie prawa pracy, jak i cywilnego. Pracownik, który w wyniku niewydania dokumentu poniósł szkodę, może żądać odszkodowania na podstawie art. 99 Kodeksu pracy. Wysokość tego odszkodowania nie może przekraczać kwoty wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy lub za czas, w którym nie mógł podjąć nowej pracy z powodu braku dokumentu.

Dodatkowo Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, jeśli stwierdzi naruszenie przepisów o obowiązku wystawienia świadectwa pracy.

Warto podkreślić, że świadectwo pracy jest dokumentem o znaczeniu publicznym, który stanowi podstawę do:

• ustalania prawa do emerytury,
• korzystania z ubezpieczenia zdrowotnego,
• wykazania okresu zatrudnienia w nowym miejscu pracy.

Dlatego też jego niewydanie lub błędne wystawienie może realnie wpływać na sytuację życiową i prawną pracownika, a obowiązki pracodawcy w tym zakresie powinny być traktowane z należytą starannością.

Procedura sprostowania świadectwa pracy i prawa pracownika

Jak wygląda procedura sprostowania świadectwa pracy?

Jeśli świadectwo pracy zawiera błędy, pracownik ma prawo złożyć wniosek o jego sprostowanie. Termin na zgłoszenie takiego wniosku wynosi 14 dni od dnia otrzymania dokumentu. Wniosek należy złożyć na piśmie, a jego treść powinna precyzować, które informacje są nieprawdziwe lub niepełne oraz wskazać poprawną wersję.

Pracodawca ma obowiązek rozpatrzenia wniosku w ciągu 7 dni. Może on:

• uwzględnić wniosek i wydać nowe świadectwo pracy z poprawioną treścią,
• odmówić i podać przyczyny odmowy.

Jeśli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może wnieść pozew do sądu pracy, również w terminie 14 dni od otrzymania odmowy. W praktyce oznacza to, że procedura sprostowawcza może przerodzić się w pełnowymiarowy spór sądowy, co ma istotne znaczenie, szczególnie w przypadku błędów wpływających na przyszłe prawa pracownicze – np. prawo do odprawy, zasiłków czy emerytury.

Czy można sprostować świadectwo pracy po upływie 14 dni?

Choć termin 14 dni jest terminem ustawowym, w wyjątkowych przypadkach sąd może przywrócić termin na złożenie wniosku, jeśli opóźnienie było niezawinione przez pracownika. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy:

• dokument dotarł do pracownika ze znacznym opóźnieniem,
• pracownik był hospitalizowany lub przebywał za granicą,
• doszło do pomyłki organizacyjnej, niezawinionej przez pracownika.

W takich przypadkach należy złożyć wniosek o przywrócenie terminu wraz z pozwem do sądu pracy, uzasadniając przyczyny uchybienia. Warto pamiętać, że sądy oceniają te wnioski rygorystycznie, więc konieczne jest dokładne opisanie wszystkich okoliczności.

Jakie są skutki wydania błędnego świadectwa pracy?

Błędne dane w świadectwie pracy mogą skutkować realnymi problemami dla pracownika, m.in.:

• odmową zatrudnienia w nowym miejscu pracy, jeśli np. świadectwo sugeruje rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym,
• odmową wypłaty zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego, jeśli brakuje informacji o odpowiednich okresach zatrudnienia,
• zaniżeniem świadczeń emerytalnych – w przypadku błędnie wpisanych okresów pracy.

Co więcej, błędne świadectwo może również wpłynąć na uprawnienia związane z funduszem socjalnym czy prawo do nagrody jubileuszowej w nowym miejscu pracy.

Dlatego tak ważne jest, by dokument ten był nie tylko wystawiony na czas, ale również kompletny i zgodny z rzeczywistością. Jeśli świadectwo jest nieczytelne, zawiera niejasne sformułowania, skróty lub dane niezgodne ze stanem faktycznym, pracownik ma pełne prawo żądać jego poprawy.

Czy sądy uwzględniają roszczenia dotyczące błędnych świadectw?

Orzecznictwo sądowe zdecydowanie sprzyja pracownikom, zwłaszcza gdy wykazują oni, że błędne świadectwo doprowadziło do konkretnych, negatywnych skutków. Sądy wskazują, że świadectwo pracy powinno być dokumentem rzetelnym, kompletnym i precyzyjnym, a jego wydanie – elementem należytej staranności pracodawcy.

W wielu sprawach sądy:

• nakazują sprostowanie świadectwa pracy i wydanie nowego dokumentu,
• przyznają odszkodowanie za szkody majątkowe i niemajątkowe,
• uznają działania pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych pracownika, zwłaszcza w przypadku nieprawdziwych informacji.

Warto wiedzieć, że w procesach dotyczących świadectwa pracy ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy – to on musi udowodnić, że dane zawarte w dokumencie są prawdziwe. Pracownik może powoływać się na wszelkie dowody, w tym: umowy o pracę, listy obecności, paski płacowe, korespondencję mailową, a nawet zeznania świadków.

Jakie wsparcie przysługuje pracownikowi?

W sprawach o sprostowanie świadectwa pracy pracownik może:

• skorzystać z bezpłatnej pomocy prawnej, oferowanej np. przez Państwową Inspekcję Pracy, związki zawodowe lub organizacje pozarządowe,
• wnieść pozew samodzielnie, bez obowiązku korzystania z adwokata – sądy pracy są stosunkowo przystępne dla osób działających bez pełnomocników,
• żądać przywrócenia terminu, jeśli uchybił terminom ustawowym, ale miał ku temu obiektywne przesłanki.

Dla wielu pracowników ważnym elementem wsparcia są również pisma wzorcowe i formularze dostępne online – dzięki nim można skutecznie wystąpić o sprostowanie świadectwa lub rozpocząć postępowanie sądowe bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów.

Praktyczne aspekty i wzory uprawnień związanych ze świadectwem pracy

Jak powinno wyglądać prawidłowe świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument o rygorystycznie określonej treści i formie. Pracodawca nie może dowolnie formułować jego zawartości – musi opierać się na rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1289 z późn. zm.). Wzór świadectwa pracy został w tym rozporządzeniu ściśle określony.

Prawidłowo wypełniony dokument powinien zawierać m.in.:

• oznaczenie pracodawcy i pracownika,
• dokładny okres zatrudnienia (data rozpoczęcia i zakończenia),
• wymiar etatu,
• podstawę rozwiązania lub wygaśnięcia umowy,
• informacje o wykorzystanych urlopach, zwolnieniach, okresach nieskładkowych,
• wzmiankę o zajęciach komorniczych i o ewentualnym orzeczeniu sądu pracy.

Dokument powinien być sporządzony czytelnie, bez skrótów, podpisany przez osobę upoważnioną i wręczony w terminie – najpóźniej ostatniego dnia pracy.

Jak napisać wniosek o sprostowanie świadectwa pracy?

W przypadku zauważenia błędów pracownik może przygotować prostą formę pisma, którą należy zaadresować do byłego pracodawcy. Taki wniosek o sprostowanie świadectwa pracy powinien zawierać:

• datę i miejsce sporządzenia,
• dane pracownika i pracodawcy,
• wskazanie, które informacje są nieprawidłowe,
• żądanie ich sprostowania i wydania nowego dokumentu,
• podpis pracownika.

Przykład:

Zwracam się z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy z dnia 01.07.2025 r. W pozycji dotyczącej podstawy rozwiązania umowy wskazano art. 52 Kodeksu pracy, podczas gdy faktycznie rozwiązanie nastąpiło za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1 k.p.). Proszę o niezwłoczne wydanie poprawionego dokumentu.

Taki wniosek najlepiej złożyć osobiście za potwierdzeniem odbioru lub wysłać listem poleconym z potwierdzeniem nadania, aby w razie sporu móc wykazać terminowość działania.

Jakie dokumenty mogą być potrzebne do dochodzenia swoich praw?

Jeśli sprawa trafia do sądu pracy, warto przygotować:

• oryginał świadectwa pracy,
• kopię wniosku o sprostowanie oraz potwierdzenie jego doręczenia,
• dokumenty potwierdzające stan faktyczny – umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia, paski płacowe,
• korespondencję mailową z pracodawcą,
• opinie, oświadczenia świadków lub inne środki dowodowe.

W przypadku trudnych spraw – np. nieprawdziwego wpisu o rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym – warto sięgnąć po pomoc prawną, zwłaszcza gdy w grę wchodzi także ochrona dóbr osobistych.

W jakich sytuacjach świadectwo pracy ma kluczowe znaczenie?

Ten dokument często stanowi podstawę do przyznania szeregu świadczeń i uprawnień. Należą do nich m.in.:

• ustalenie stażu pracy i związanych z nim uprawnień (np. dodatkowego urlopu, odprawy, nagród jubileuszowych),
• potwierdzenie prawa do świadczeń ZUS,
• przyjęcie do pracy w zawodach wymagających nieprzerwanego zatrudnienia,
• udokumentowanie okoliczności rozwiązania umowy – co ma znaczenie dla przyszłych pracodawców.

Błędne lub niekompletne świadectwo może zablokować lub utrudnić korzystanie z powyższych uprawnień. Dlatego świadectwo pracy powinno być traktowane równie poważnie jak sama umowa o pracę.

Jak długo przechowywać świadectwo pracy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, jeśli zatrudnienie rozpoczęło się po 1 stycznia 2019 r., albo 50 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed tą datą i nie wdrożono systemu przekazywania danych do ZUS w formie elektronicznej.

Z punktu widzenia pracownika, warto przechowywać oryginalne świadectwa pracy do momentu przejścia na emeryturę, a nawet dłużej – zwłaszcza w przypadku niejednoznacznych sytuacji z przeszłości.

Świadectwo pracy może być również wymagane:

• przy sporach sądowych,
• przy ustalaniu emerytury lub renty,
• w razie potrzeby udokumentowania przebiegu kariery zawodowej (np. dla celów biograficznych, statystycznych czy archiwalnych).

Warto więc zadbać o jego bezpieczeństwo i czytelność – najlepiej przechowywać je w formie papierowej oraz elektronicznej kopii skanu, która może okazać się nieoceniona przy zagubieniu oryginału.

FAQ świadectwo pracy – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Jak długo pracodawca ma na wydanie świadectwa pracy?

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy niezwłocznie, najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. Nie może tego terminu przekroczyć bez ważnej przyczyny.

Co zrobić, jeśli pracodawca nie wydał świadectwa pracy?

Pracownik może wezwać pracodawcę pisemnie do wydania dokumentu, a w razie dalszej bezczynności – złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy lub pozwać pracodawcę do sądu.

Czy świadectwo pracy musi zawierać informacje o wypowiedzeniu?

Tak, dokument musi wskazywać tryb rozwiązania umowy (np. wypowiedzenie, porozumienie stron), ale nie powinien zawierać informacji o przyczynie wypowiedzenia.

Czy świadectwo pracy można otrzymać elektronicznie?

Tak, od 2019 roku możliwe jest doręczenie świadectwa pracy w formie elektronicznej, np. jako plik PDF, ale za zgodą pracownika.

Jak sprostować błędne świadectwo pracy?

Pracownik ma 14 dni na złożenie wniosku o sprostowanie. Jeśli pracodawca odmówi – pracownik może w ciągu kolejnych 14 dni skierować sprawę do sądu pracy.