Umowa użyczenia lokalu – regulacje prawne, obowiązki stron i praktyczne konsekwencje

Czym jest umowa użyczenia lokalu i jakie są jej podstawy prawne

Definicja umowy użyczenia w świetle Kodeksu cywilnego

Umowa użyczenia została uregulowana w art. 710–719 Kodeksu cywilnego i należy do grupy umów nazwanych, co oznacza, że ustawodawca określił jej istotne elementy oraz skutki prawne. Istotą tej umowy jest nieodpłatne oddanie rzeczy – w naszym przypadku lokalu – do czasowego używania innej osobie, zwanej biorącym w użyczenie. Strona, która udostępnia lokal, to użyczający. Brak elementu odpłatności wyraźnie odróżnia użyczenie od najmu czy dzierżawy, w których świadczenie pieniężne (czynsz) stanowi zasadniczy składnik zobowiązania.

Umowa ta ma charakter realny, co w praktyce oznacza, że do jej skutecznego zawarcia – oprócz oświadczeń woli obu stron – potrzebne jest również fizyczne wydanie lokalu. Samo podpisanie dokumentu (lub nawet ustne porozumienie) bez przekazania kluczy nie powoduje jeszcze skutków prawnych w postaci powstania stosunku użyczenia. Z drugiej strony, chwila wydania lokalu wyznacza moment, od którego biorący w użyczenie ponosi odpowiedzialność za rzecz i staje wobec określonych obowiązków.

Źródła prawa regulujące użyczenie lokalu

Choć najważniejszym aktem jest Kodeks cywilny, w praktyce funkcjonowanie umowy użyczenia lokalu determinują również:

• ustawy szczególne (np. Prawo budowlane, ustawa o gospodarce nieruchomościami), które mogą nakładać dodatkowe obowiązki lub ograniczenia,
• akty prawa miejscowego, zwłaszcza gdy lokal stanowi mienie komunalne,
• uchwały rad gminy regulujące zasady gospodarowania nieruchomościami publicznymi,
• wewnętrzne regulaminy instytucji publicznych, fundacji czy uczelni, które udostępniają swoje pomieszczenia na zasadach użyczenia.

Warto podkreślić, że w przypadku lokali należących do jednostek samorządu terytorialnego zastosowanie mają także przepisy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Umożliwiają one nieodpłatne przekazywanie pomieszczeń organizacjom pozarządowym na okres do trzech lat bez konieczności przeprowadzania przetargu.

Forma umowy – ustna czy pisemna?

Zgodnie z zasadą swobody formy w prawie zobowiązań, umowa użyczenia lokalu może być zawarta ustnie. Jednak w praktyce zdecydowanie zalecana jest forma pisemna. Po pierwsze, ułatwia precyzyjne określenie:

• daty przekazania lokalu,
• celu użyczenia,
• czasu trwania zobowiązania,
• obowiązków związanych z opłatami eksploatacyjnymi,
• zasad odpowiedzialności za ewentualne szkody.

Po drugie, pisemny dokument pełni funkcję dowodową w razie sporu sądowego. Zabezpiecza interesy obu stron, szczególnie gdy umowa ma obowiązywać dłużej niż rok lub dotyczy pomieszczeń o znacznej wartości. W niektórych przypadkach przepisy szczególne wprost wymagają formy pisemnej – np. gdy użyczanym lokalem jest nieruchomość wpisana do rejestru zabytków lub gdy stroną jest jednostka sektora finansów publicznych.

Kluczowe elementy treści umowy użyczenia lokalu

Aby umowa spełniała swoje zadania, powinna zawierać co najmniej:

1. Dokładne oznaczenie stron z podaniem danych adresowych i numerów PESEL/NIP lub KRS.
2. Opis lokalu – adres, powierzchnię, numer księgi wieczystej, przeznaczenie (mieszkalny, użytkowy, magazynowy).
3. Cel użyczenia – np. prowadzenie działalności statutowej stowarzyszenia, pracownia artystyczna, cele mieszkalne krewnego.
4. Czas trwania – oznaczony (data) lub nieoznaczony. Warto dodać klauzulę umożliwiającą wypowiedzenie z zachowaniem terminu.
5. Zakres eksploatacji lokalu – kto płaci za media, drobne naprawy, podatek od nieruchomości.
6. Obowiązek zwrotu – w jakim stanie, z protokołem zdawczo-odbiorczym, kwestie nakładów ulepszających.
7. Postanowienia dotyczące odpowiedzialności za szkody, w tym ubezpieczenie OC biorącego w użyczenie.
8. Zabronione działania – np. podnajem, zmiana sposobu użytkowania, prowadzenie działalności gospodarczej bez zgody użyczającego.
9. Klauzulę rozwiązywania sporów – wskazanie właściwego sądu lub mediacji.

Umowy zawierane z osobami fizycznymi bliskimi – np. rodzicami, dziećmi czy rodzeństwem – często pomijają niektóre elementy, jednak nawet w takich sytuacjach warto wprowadzić podstawowe zapisy, aby uniknąć przyszłych nieporozumień.

Nieodpłatność jako wyróżnik i jej konsekwencje podatkowe

Esencją użyczenia jest nieodpłatne korzystanie z lokalu. Gdyby biorący zobowiązał się do płacenia czynszu, mielibyśmy do czynienia z najem lub dzierżawą. Nie oznacza to jednak, że biorący w użyczenie nie ponosi żadnych kosztów. Z reguły płaci:

• media (prąd, gaz, woda, ogrzewanie),
• opłaty administracyjne i śmieciowe,
• ewentualne drobne naprawy i konserwacje wynikające z normalnej eksploatacji.

W kontekście podatkowym warto pamiętać, że użyczenie lokalu firmie przez jej właściciela może rodzić skutki w podatku dochodowym (przychód z nieodpłatnych świadczeń) lub VAT przy przedsiębiorcy będącym czynnym podatnikiem. Natomiast osoby prywatne użytkujące lokal od rodziny zazwyczaj nie muszą rozliczać podatku z tytułu użyczenia, chyba że fiskus uzna, iż umowa faktycznie skrywa odpłatny najem.

Różnice między użyczeniem a najmem – skutki prawne

Kryterium	Użyczenie	Najem
Odpłatność	Brak obowiązku czynszu	Czynsz obligatoryjny
Źródło prawa	Art. 710–719 KC	Art. 659–692 KC
Cel	Przyjacielski, rodzinny, statutowy	Komercyjny, zarobkowy
Kaucja	Zazwyczaj brak	Często stosowana
Obciążenie podatkowe	Co do zasady brak, z wyjątkami	Podatek od przychodów z najmu
Czas trwania	Wskazany lub do odwołania	Oznaczony/nieoznaczony, wypowiedzenie wg KC

Rozróżnienie ma znaczenie przede wszystkim dla ochrony prawnej. W najmie lokali mieszkalnych stosuje się choćby ustawę o ochronie praw lokatorów, która nie dotyczy stosunku użyczenia. Biorący w użyczenie nie korzysta więc z przywilejów lokatorskich, ale również nie ponosi ciężaru czynszu.

Elastyczność i ryzyko – bilans korzyści i zagrożeń

Umowa użyczenia lokalu to instrument niezwykle przydatny:

• w relacjach rodzinnych, gdy rodzice udostępniają dziecku mieszkanie,
• w sektorze NGO, gdzie gmina użycza stowarzyszeniu salę na działalność statutową,
• w biznesie, gdy spółka matka nieodpłatnie przekazuje spółce zależnej pomieszczenia biurowe na okres rozruchu.

Korzyści to brak kosztu czynszu, możliwość szybkiego zakończenia współpracy i prostota zawarcia. Ryzykiem jest natomiast:

• niepewność czasowa, bo użyczający może żądać zwrotu w dowolnym momencie (przy braku terminu umownego),
• potencjalne spory o stan lokalu po zwrocie,
• brak reżimu ochronnego dla lokatora, co w razie konfliktu stawia go w słabszej pozycji.

Dlatego kluczowe są jasne ustalenia na piśmie oraz regularne protokoły przekazania pomieszczeń. Tylko wówczas obie strony mogą w pełni korzystać z zalet tej nieodpłatnej, ale przecież wciąż zobowiązującej umowy.

Strony umowy i ich obowiązki prawne

Kim są użyczający i biorący w użyczenie?

W umowie użyczenia wyróżniamy dwie strony: użyczającego, czyli podmiot, który udostępnia lokal do nieodpłatnego korzystania, oraz biorącego w użyczenie, czyli osobę lub instytucję, która z tego lokalu korzysta. Obie strony mogą być zarówno osobami fizycznymi, jak i osobami prawnymi (np. fundacjami, stowarzyszeniami, spółkami). W praktyce spotykamy różne konfiguracje:

• rodzice użyczają dziecku mieszkanie na czas studiów,
• gmina użycza lokal stowarzyszeniu działającemu na rzecz mieszkańców,
• osoba prywatna udostępnia pomieszczenie znajomemu artyście jako pracownię,
• przedsiębiorca użycza część lokalu fundacji charytatywnej.

Choć forma współpracy może wydawać się nieformalna i przyjacielska, warto pamiętać, że z chwilą zawarcia umowy powstają określone zobowiązania prawne.

Obowiązki użyczającego

Użyczający zobowiązuje się do wydania lokalu w takim stanie, który umożliwia korzystanie zgodnie z celem określonym w umowie. Obejmuje to:

• przekazanie lokalu wraz z niezbędnymi kluczami, dokumentacją (np. instrukcją obsługi ogrzewania),
• zachowanie stanu używalności, o ile strony nie ustaliły inaczej,
• nieprzeszkadzanie w korzystaniu z lokalu przez czas trwania umowy,
• umożliwienie biorącemu korzystania z infrastruktury, np. kuchni, toalet, korytarzy – jeśli umowa dotyczy lokalu w części.

Warto zaznaczyć, że użyczający nie odpowiada za wady rzeczy, o których biorący wiedział w chwili zawarcia umowy. Jeżeli natomiast wada uniemożliwia korzystanie z lokalu lub zagraża zdrowiu (np. zawilgocenia, grzyb, usterki instalacji elektrycznej), biorący ma prawo odstąpić od umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia.

Obowiązki biorącego w użyczenie

Choć umowa użyczenia jest nieodpłatna, to na biorącym ciążą istotne obowiązki:

1. Korzystanie z lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem – nie wolno zmieniać sposobu użytkowania, np. używać lokalu mieszkalnego do prowadzenia działalności gospodarczej, bez wyraźnej zgody użyczającego.
2. Dbanie o lokal – obowiązek zachowania należytej staranności, niedopuszczania do zniszczeń, zgłaszanie usterek.
3. Poniesienie kosztów zwykłego używania – opłaty za media, śmieci, ogrzewanie, drobne naprawy (np. wymiana żarówek, baterii, uszczelki w kranie), chyba że strony postanowiły inaczej.
4. Niezmienianie stanu technicznego lokalu – bez zgody nie wolno np. przestawiać ścianek działowych, zakładać krat w oknach, malować pomieszczeń, wymieniać instalacji.
5. Zakaz udostępniania osobom trzecim – bez zgody nie wolno oddać lokalu do dalszego używania, np. poprzez podnajem, co może skutkować wypowiedzeniem umowy ze skutkiem natychmiastowym.
6. Obowiązek zwrotu lokalu po zakończeniu umowy – w stanie niepogorszonym, poza normalnym zużyciem. Często strony sporządzają protokół zdawczo-odbiorczy, w którym dokumentują stan techniczny, wyposażenie i ewentualne usterki.

W przypadku niedochowania obowiązków biorącego, użyczający może dochodzić roszczeń odszkodowawczych – np. za uszkodzenia lokalu, zniszczone meble czy nieuiszczone rachunki za media. W praktyce często zdarzają się sytuacje, w których strony nie mają pisemnej umowy i spory trafiają do sądu na podstawie zeznań świadków, rachunków i zdjęć.

Odpowiedzialność za szkody

Zgodnie z art. 713 Kodeksu cywilnego, biorący w użyczenie ponosi odpowiedzialność za uszkodzenia lub pogorszenie rzeczy, chyba że wykaże, że do szkody doszło bez jego winy. Co to oznacza w praktyce?

• Jeśli w czasie używania lokalu pękła rura na skutek zamarznięcia wody, a biorący nie ogrzewał lokalu – odpowiada za szkodę.
• Jeśli lokal został zalany z powodu awarii miejskiej sieci wodociągowej – nie odpowiada.
• Jeśli dziecko biorącego zarysowało ścianę lub zniszczyło meble – biorący ponosi odpowiedzialność jako opiekun.

Jeśli lokal użyczony znajduje się w budynku wspólnoty lub spółdzielni, a wskutek zaniedbania biorącego dojdzie do szkody u sąsiada (np. zalanie), to odpowiedzialność może zostać rozszerzona na podstawie przepisów o czynach niedozwolonych.

Zdarza się również, że użyczający zabezpiecza się na wypadek szkód, żąda polisy OC od biorącego lub spisuje umowę z zapisem o karach umownych.

Obowiązki stron a prawo podatkowe

Z perspektywy podatkowej, kluczowe jest rozróżnienie między nieodpłatnością rzeczywistą a pozorną. Organy skarbowe badają, czy:

• biorący w użyczenie nie wykonuje w zamian świadczeń (np. remontów, usług),
• lokal nie jest używany do celów komercyjnych (np. prowadzenie firmy),
• użyczający nie ukrywa dochodów z najmu pod przykrywką „użyczenia”.

W takich przypadkach fiskus może uznać, że mamy do czynienia z odpłatnym stosunkiem prawnym i naliczyć podatek dochodowy lub VAT. Warto więc wyraźnie wskazać w umowie:

• że umowa ma charakter nieodpłatny,
• że użytkowanie nie ma charakteru komercyjnego,
• że użyczający nie czerpie korzyści materialnych z tej relacji.

Z punktu widzenia biorącego – np. organizacji pozarządowej – możliwość korzystania z lokalu na zasadzie użyczenia może być uznana za przychód z nieodpłatnych świadczeń i wymagać wykazania w sprawozdaniu finansowym. Warto skonsultować się w takich przypadkach z doradcą podatkowym.

Czas trwania i zakończenie umowy użyczenia

Czas oznaczony i nieoznaczony – jak to wpływa na sytuację stron?

Umowa użyczenia lokalu może być zawarta na czas oznaczony (czyli z określoną datą zakończenia) albo na czas nieoznaczony. To jeden z kluczowych elementów wpływających na prawa i obowiązki stron. Wybór formy zależy od potrzeb obu stron, ale każda z nich ma swoje zalety i ograniczenia.

Umowa na czas oznaczony pozwala precyzyjnie określić, do kiedy biorący może korzystać z lokalu. Po upływie tego terminu zobowiązany jest do jego niezwłocznego zwrotu, bez konieczności dodatkowego wezwania czy wypowiedzenia. To dobre rozwiązanie, jeśli strony planują użyczenie na konkretny projekt lub potrzebują przewidywalności czasowej (np. użyczenie sali konferencyjnej organizacji na okres wakacyjny lub semestr akademicki).

Z kolei umowa na czas nieoznaczony daje większą elastyczność – nie wymaga sztywnego końca i może trwać przez wiele miesięcy czy lat. Jednocześnie jednak wiąże się z możliwością odwołania użyczenia w każdej chwili, o czym mówi wyraźnie art. 716 Kodeksu cywilnego. Użyczający ma prawo żądać zwrotu lokalu, jeżeli sam będzie go potrzebował, nawet jeśli biorący w użyczenie nie naruszył żadnych warunków umowy.

Wypowiedzenie umowy – kiedy i jak?

Zasady wypowiedzenia umowy użyczenia różnią się od tych znanych z najmu. Jeśli umowa została zawarta na czas nieoznaczony, użyczający może ją zakończyć w dowolnym momencie, jednak musi poinformować biorącego o swojej decyzji i dać mu czas na opuszczenie lokalu. W praktyce przyjęło się, że powinno to być co najmniej 7–14 dni, chyba że strony w umowie postanowiły inaczej.

Przy czasie oznaczonym, zakończenie umowy przed upływem terminu wymaga ważnego powodu, np.:

• rażącego naruszenia warunków umowy (np. niszczenie lokalu, udostępnienie osobom trzecim bez zgody),
• użytkowania lokalu niezgodnie z przeznaczeniem,
• wystąpienia zagrożenia dla mienia lub osób (np. poważne zaniedbania, brak ogrzewania zimą).

W takiej sytuacji użyczający ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym i żądać opuszczenia lokalu. Warto dodać, że brak pisemnej formy umowy nie wyklucza jej rozwiązania – liczy się wola stron i okoliczności faktyczne.

Z kolei biorący w użyczenie również może zrezygnować z korzystania z lokalu, zwłaszcza jeśli:

• lokal nie nadaje się do dalszego użytku,
• pojawiły się nieusuwalne wady, o których nie wiedział w chwili zawierania umowy,
• zmieniły się jego potrzeby życiowe lub organizacyjne.

W przypadku organizacji pozarządowych, które korzystają z lokali gminnych, umowa często zawiera klauzule wypowiedzenia z 1- lub 3-miesięcznym terminem, a także katalog przesłanek pozwalających gminie rozwiązać umowę przed czasem (np. niezgodne z umową wykorzystywanie lokalu).

Obowiązek zwrotu lokalu – w jakim stanie?

Po zakończeniu umowy – niezależnie od jej formy – biorący ma obowiązek zwrócić lokal w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z codziennego użytkowania. Przez „normalne zużycie” rozumie się m.in.:

• zabrudzenia ścian wymagające odświeżenia,
• wytarte wykładziny,
• zużycie urządzeń sanitarno-technicznych w granicach eksploatacyjnych.

Jeśli biorący dokonał trwałych zmian w lokalu (np. przebudował ścianki działowe, wymienił podłogi, pomalował pomieszczenia na nietypowy kolor), może zostać zobowiązany do przywrócenia stanu pierwotnego – o ile umowa tego nie przewidywała.

W praktyce często stosuje się protokoły zdawczo-odbiorcze, które dokumentują stan lokalu przy przekazaniu i odbiorze. Dzięki temu możliwe jest:

• porównanie stanu początkowego i końcowego,
• wskazanie ewentualnych szkód,
• ustalenie, które zużycie jest standardowe, a które przekracza zwykłą eksploatację.

Jeżeli po zakończeniu umowy biorący nie odda lokalu, a wciąż z niego korzysta – użyczający może wystąpić do sądu z roszczeniem o wydanie lokalu, a także żądać zapłaty za bezumowne korzystanie. Warto zaznaczyć, że takie roszczenie opiera się na przepisach o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405 KC) lub na art. 224–225 KC (roszczenia właściciela przeciwko posiadaczowi).

Umowa z klauzulą przedłużenia

W praktyce często spotyka się umowy użyczenia zawierające klauzulę automatycznego przedłużenia – np. „Umowa ulega przedłużeniu na kolejny okres 6 miesięcy, o ile żadna ze stron nie wypowie jej z miesięcznym wyprzedzeniem”. Tego typu zapis pomaga uniknąć corocznego podpisywania nowych umów i daje biorącemu poczucie bezpieczeństwa. Należy jednak pamiętać, że automatyczne przedłużenie nie pozbawia użyczającego prawa do wcześniejszego wypowiedzenia, jeśli zaistnieją ważne powody (np. sam potrzebuje lokalu, biorący łamie zapisy umowy).

Rekomendacje praktyczne dla stron

Aby uniknąć konfliktów związanych z zakończeniem umowy, warto:

• określić czas trwania umowy już na początku,
• wpisać termin wypowiedzenia, np. 30 dni,
• załączyć protokół przekazania lokalu ze zdjęciami,
• sprecyzować odpowiedzialność za zużycie i ewentualne remonty,
• przewidzieć formę i sposób rozwiązywania sporów (np. mediacja, właściwość sądu).

Zakończenie umowy użyczenia nie musi oznaczać konfliktu. Jeśli strony działają w dobrej wierze i jasno określiły zasady współpracy, to zarówno wypowiedzenie, jak i przekazanie lokalu może przebiec spokojnie i bez strat po żadnej ze stron.

Użyczenie lokalu przez osoby prywatne i instytucje – przykłady i niuanse prawne

Użyczenie w relacjach rodzinnych – jak zabezpieczyć swoje interesy?

Jednym z najczęstszych przypadków umowy użyczenia jest nieodpłatne udostępnienie mieszkania członkowi rodziny – na przykład gdy rodzice pozwalają dorosłemu dziecku korzystać z lokalu. Choć taka sytuacja wydaje się całkowicie naturalna i oparta na zaufaniu, z punktu widzenia prawa warto zadbać o zabezpieczenie interesów obu stron.

Dlaczego to ważne? Ponieważ w razie konfliktu – np. przy podziale majątku, rozwodzie dziecka, czy wejściu w związek z nowym partnerem – mogą pojawić się spory o prawo do lokalu. Brak pisemnej umowy użyczenia może prowadzić do domniemań, że dziecko np. uzyskało darowiznę (co rodzi konsekwencje podatkowe), lub że przysługuje mu jakiś tytuł prawny chroniony przez prawo lokatorskie.

Aby uniknąć takich sytuacji, wystarczy prosta pisemna umowa użyczenia, w której:

• jasno wskazany będzie cel i czas trwania użyczenia,
• znajdzie się zapis o obowiązku zwrotu lokalu po rozwiązaniu umowy,
• określone zostaną obowiązki biorącego – np. ponoszenie opłat za media, dbanie o stan techniczny,
• zostanie wyłączona możliwość dalszego użyczania lokalu (np. nowemu partnerowi dziecka).

Warto dodać, że w przypadku śmierci użyczającego, a zwłaszcza gdy lokal stanowi wspólny majątek małżeński lub spadkowy, brak dokumentacji może skomplikować sprawę spadkową. Dlatego nawet w rodzinie warto działać prewencyjnie i formalnie.

Użyczenie w sektorze publicznym – lokale gminne i miejskie

Wiele gmin i miast użycza lokale różnym instytucjom i organizacjom, przede wszystkim:

• fundacjom i stowarzyszeniom działającym w sferze pożytku publicznego,
• szkołom i przedszkolom niepublicznym,
• grupom mieszkańców na cele lokalne (świetlice, warsztaty, kluby seniora).

W takim przypadku stosuje się nie tylko przepisy Kodeksu cywilnego, ale również ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz akty prawa miejscowego. Gminy często ogłaszają otwarte nabory wniosków na użyczenie lokalu na czas oznaczony – np. do 3 lat.

Warunki mogą obejmować:

• przedstawienie statutu organizacji i programu działalności,
• udokumentowanie braku środków na wynajem komercyjny,
• obowiązek utrzymania lokalu we własnym zakresie,
• zakaz wykorzystywania lokalu do działalności gospodarczej.

W takich przypadkach umowa zawiera szczegółowe zapisy dotyczące możliwości kontroli ze strony urzędu, prowadzenia dokumentacji, udostępniania lokalu innym podmiotom i konsekwencji niewywiązywania się z zapisów (np. natychmiastowe wypowiedzenie).

Użyczenie gminnego lokalu może być ogromnym wsparciem dla organizacji, ale wiąże się też z dużą odpowiedzialnością formalną i administracyjną.

Umowa użyczenia w biznesie i pomiędzy firmami

Mniej oczywistą, ale coraz częściej stosowaną formą jest użyczenie lokalu w relacjach biznesowych, zwłaszcza między:

• spółką matką a spółką córką,
• dwoma powiązanymi podmiotami gospodarczymi,
• przedsiębiorcą a fundacją, którą wspiera,
• firmą a freelancerem współpracującym na zasadzie B2B.

Celem takich działań może być np. czasowe wsparcie nowo powstałej spółki, udostępnienie przestrzeni biurowej, sal konferencyjnych czy magazynu, bez formalnego wynajmu. Tego typu umowa jest dopuszczalna, jednak należy zachować ostrożność podatkową.

Organy skarbowe mogą bowiem uznać, że:

• biorący w użyczenie uzyskuje nieodpłatne świadczenie, które powinien wykazać jako przychód (w wartości rynkowej wynajmu),
• użyczający świadczy usługę opodatkowaną VAT, mimo braku odpłatności,
• strony próbują w ten sposób ukryć stosunek najmu i uniknąć podatków.

Dlatego w takich przypadkach umowa użyczenia powinna być bardzo precyzyjna, a strony powinny – jeśli to możliwe – uzyskać interpretację podatkową zabezpieczającą ich stanowisko.

Użyczenie z obowiązkiem remontu lub adaptacji – dopuszczalne?

Czasem zdarza się, że lokal wymaga nakładów – np. przekształcenia pustego magazynu w pracownię artystyczną. Czy w umowie użyczenia można przewidzieć, że biorący przeprowadzi remont na własny koszt?

Tak, i nie narusza to zasady nieodpłatności – o ile strony wyraźnie zaznaczą, że:

• biorący wykonuje prace na własne potrzeby i ryzyko,
• nie będzie dochodził zwrotu kosztów od użyczającego,
• ewentualne ulepszenia przechodzą na własność użyczającego po zakończeniu umowy.

Jeśli takie zapisy znajdą się w umowie, to nawet duży remont – np. montaż ogrzewania, odmalowanie, wymiana okien – nie zmienia charakteru użyczenia. Warto jednak, by biorący zachował faktury i dokumentację na wypadek konieczności udowodnienia, że to on poniósł koszty.

W przeciwnym razie może dojść do roszczenia regresowego lub sporu o nienależne świadczenie.

Użyczenie a księgowość i obowiązki ewidencyjne

Zarówno osoby fizyczne, jak i firmy czy fundacje powinny pamiętać, że umowa użyczenia lokalu może mieć konsekwencje w ewidencjach księgowych. Dla przykładu:

• organizacja pozarządowa korzystająca z lokalu gminnego powinna ująć wartość tego świadczenia w księgach jako przychód z nieodpłatnych świadczeń,
• firma przyjmująca lokal w użyczenie musi rozważyć, czy nie powstaje obowiązek wykazania kosztu podatkowego lub VAT od nieodpłatnej usługi,
• spółka kapitałowa może potrzebować zatwierdzenia umowy przez zgromadzenie wspólników lub radę nadzorczą, jeśli wartość lokalu przekracza określony próg.

Warto też wskazać, że umowa użyczenia lokalu nie powoduje wpisu do księgi wieczystej ani nie wymaga aktu notarialnego – jednak przy lokalach o dużej wartości lub w przypadku instytucji publicznych, niektóre procedury wewnętrzne mogą tego wymagać.

Najczęstsze problemy i spory związane z umową użyczenia lokalu

Brak pisemnej umowy a trudności dowodowe

W praktyce jednym z głównych źródeł konfliktów jest użyczenie zawarte jedynie ustnie. Dopóki relacje między stronami układają się harmonijnie, brak dokumentu nie wydaje się problemem, jednak gdy dochodzi do nieporozumień – np. odnośnie terminu zwrotu, zakresu zużycia czy odpowiedzialności za opłaty – brak pisemnych ustaleń utrudnia postępowanie dowodowe. W razie sporu sąd będzie opierał się na:

• zeznaniach świadków,
• korespondencji mailowej lub SMS,
• rachunkach opłacanych przez jedną ze stron,
• ewentualnych nagraniach audio/video.

To wydłuża proces i zwiększa niepewność rozstrzygnięcia. Z tego względu nawet przy przyjacielskich relacjach warto sporządzić choćby uproszczoną umowę z datą, podpisami i podstawowymi warunkami korzystania.

Rozbieżności w interpretacji pojęcia normalnego zużycia

Kodeks cywilny posługuje się terminem “zwykłe zużycie” rzeczy, pozostawiając szerokie pole do interpretacji. Typowe punkty zapalne to:

• ściany: czy drobne zabrudzenia kwalifikują się do malowania na koszt biorącego?
• podłogi: wytarte panele czy zarysowany parkiet – normalne zużycie czy szkoda?
• instalacje: zużyte uszczelki i baterie łazienkowe – obowiązek biorącego czy użyczającego?

W praktyce spory te można ograniczyć, sporządzając protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami przy przekazaniu lokalu oraz dodając do umowy aneks określający, co obie strony uznają za standardowe zużycie.

Szkody i roszczenia odszkodowawcze

Jeżeli w trakcie korzystania dojdzie do uszkodzeń przekraczających zwykłe zużycie, użyczający ma prawo żądać ich naprawy lub odszkodowania. Problemy pojawiają się, gdy:

• biorący twierdzi, że szkoda istniała już wcześniej,
• uszkodzenie powstało z winy osób trzecich (np. gości biorącego),
• brak jest szczegółowej dokumentacji stanu lokalu.

W takich sytuacjach kluczowe stają się opinie biegłych budowlanych i rzeczoznawców. Aby zminimalizować ryzyko, strony mogą wprowadzić do umowy:

• kary umowne za konkretne naruszenia,
• obowiązek posiadania polisy OC w życiu prywatnym lub ubezpieczenia działalności przez biorącego,
• procedurę natychmiastowego zgłaszania szkód wraz z dokumentacją fotograficzną.

Spory o bezumowne korzystanie z lokalu po wygaśnięciu użyczenia

Częstym problemem jest sytuacja, gdy umowa wygasła – bo minął termin lub została wypowiedziana – a biorący wciąż zajmuje lokal. Wówczas użyczający może dochodzić:

• roszczenia o wydanie lokalu (powództwo windykacyjne),
• zapłaty za bezumowne korzystanie – według stawek rynkowych najmu za każdy miesiąc zwłoki,
• rekompensaty za utracone korzyści, jeśli z powodu blokowania lokalu użyczający nie mógł go np. wynająć.

Sądy zazwyczaj przyznają rację właścicielowi, lecz postępowanie trwa, a koszty rosną, dlatego prościej jest zawczasu wprowadzić do umowy klauzulę sankcyjną – np. określić dzienną stawkę opłaty za każdy dzień opóźnienia w zdaniu lokalu.

Roszczenia o zwrot nakładów i ulepszeń

Nierzadko biorący inwestuje w lokal – maluje, montuje nową armaturę, wymienia okna. Po zakończeniu umowy pojawia się pytanie, czy może żądać zwrotu kosztów. Zgodnie z art. 714 KC:

• nakłady konieczne (np. naprawa przeciekającego dachu) można rozliczyć,
• ulepszenia (np. nowe płytki, klimatyzacja) zależą od umowy:
  • jeśli strony milczą, przechodzą na własność użyczającego bez obowiązku zwrotu;
  • można jednak zastrzec prawo biorącego do demontażu lub częściowej refundacji.

Najwięcej sporów dotyczy właśnie kwalifikacji wydatków oraz ich wartości. Dlatego warto w umowie:

• wymienić, które prace wymagają zgody użyczającego,
• określić sposób rozliczenia nakładów po zakończeniu użyczenia,
• wskazać, że prace realizowane bez zgody przechodzą nieodpłatnie na właściciela.

Konflikty przy użyczeniu lokali publicznych

W lokalach gminnych i państwowych spory często wynikają z:

• zmiany profilu działalności organizacji – np. fundacja zaczyna prowadzić odpłatne warsztaty, co urząd uznaje za naruszenie nieodpłatnego celu użyczenia,
• braku sprawozdawczości – organizacja nie przedkłada rocznych raportów, a gmina wypowiada umowę,
• niewywiązywania się z obowiązków remontowych – obiekt niszczeje, urząd żąda natychmiastowego zwrotu i odszkodowania.

Rozwiązaniem może być:

• regularne audyty i inspekcje lokalu,
• prowadzenie jawnego harmonogramu zajęć oraz działalności,
• zawarcie w umowie realistycznych zobowiązań remontowych i sprawozdawczych.

Prewencja zamiast sporu – rekomendacje końcowe

• Spisuj umowy – nawet proste użyczenie rodzinne zabezpiecz pisemnie.
• Dokumentuj stan lokalu – zdjęcia, protokół, film.
• Wprowadzaj jasne terminy wypowiedzenia i klauzule o zwrocie lokalu.
• Ustal odpowiedzialność za media, remonty, ubezpieczenie.
• Konsultuj skutki podatkowe w relacjach biznesowych i z NGO.
• Reaguj szybko na naruszenia – pismo, wezwanie do zaprzestania, wypowiedzenie.

Wdrożenie tych praktyk nie eliminuje całkowicie ryzyka sporów, lecz znacznie je ogranicza, a ewentualne postępowanie sądowe skraca do rozstrzygnięcia kwestii, które zostały wcześniej precyzyjnie opisane. Dzięki temu umowa użyczenia lokalu spełnia swój cel – pozwala korzystać z przestrzeni bez opłat, a jednocześnie chroni interesy każdej ze stron.

FAQ umowa użyczenia lokalu – najczęściej zadawane pytania

Czym różni się umowa użyczenia od umowy najmu?

Umowa użyczenia jest nieodpłatna – użyczający nie otrzymuje wynagrodzenia. W przypadku najmu istnieje obowiązek zapłaty czynszu, co czyni go formą odpłatną.

Czy umowa użyczenia lokalu musi być zawarta na piśmie?

Nie, może być zawarta ustnie. Jednak dla celów dowodowych zaleca się formę pisemną, szczególnie w przypadku dłuższych okresów użyczenia lub spornych warunków korzystania z lokalu.

Czy biorący w użyczenie może wynająć lokal osobie trzeciej?

Nie, bez zgody użyczającego nie wolno przekazywać lokalu osobom trzecim. Takie działanie może skutkować natychmiastowym rozwiązaniem umowy.

Kto ponosi koszty utrzymania lokalu w czasie użyczenia?

Biorący w użyczenie odpowiada za zwykłe koszty eksploatacyjne (np. media, sprzątanie), chyba że strony postanowią inaczej. Remonty spoczywają zazwyczaj na użyczającym.

Jak zakończyć umowę użyczenia lokalu?

Umowę można zakończyć poprzez zwrot lokalu w ustalonym terminie lub poprzez wypowiedzenie – zwykle z zachowaniem rozsądnego terminu, jeśli nie określono go w umowie.