Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 5 marca 2026: nowe zasady pobytu, rejestracji i dostępu do rynku pracy

Od 5 marca 2026 r. obowiązują w Polsce nowe przepisy, które wygasiły część dotychczasowych rozwiązań ze specustawy ukraińskiej i jednocześnie uporządkowały zasady pobytu, rejestracji w urzędzie pracy oraz legalnego wykonywania pracy. W praktyce nie oznacza to końca możliwości zatrudniania obywateli Ukrainy na uproszczonych zasadach, ale oznacza wyraźne przejście od modelu nadzwyczajnego do bardziej stabilnych i formalnych reguł. Podstawą zmian jest ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (…) oraz o zmianie niektórych innych ustaw, opublikowana w Dz.U. 2026 poz. 203.

Dla pracodawców najważniejsze jest to, że zatrudnianie obywateli Ukrainy nadal jest możliwe bez klasycznego zezwolenia na pracę, ale trzeba bardzo uważać na to, kogo dokładnie dotyczy uproszczona procedura, jaki dana osoba ma status pobytowy i czy zostały dochowane obowiązki formalne. Dla samych obywateli Ukrainy kluczowe stały się natomiast terminy związane z PESEL UKR, potwierdzeniem tożsamości oraz wyborem dalszej ścieżki legalizacji pobytu.

Co zmieniło się po 5 marca 2026 roku

Najkrócej mówiąc, nowe przepisy nie zamknęły rynku pracy dla obywateli Ukrainy, ale zmieniły logikę systemu. Część szczególnych ułatwień wygasła, część została przedłużona, a część została przeniesiona do nowych regulacji. Dlatego dziś nie wystarczy już ogólne założenie, że „obywatel Ukrainy może pracować jak dotąd” — trzeba sprawdzić, czy dana osoba ma ochronę czasową, czy ma PESEL UKR, czy legalnie przebywa w Polsce, oraz na jakiej podstawie pracodawca powierza jej pracę.

Pobyt po 5 marca 2026 roku

Ochrona czasowa została utrzymana, ale już na nowych zasadach

Najważniejsza wiadomość jest taka, że legalny pobyt obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową i posiadających PESEL ze statusem UKR został przedłużony do 4 marca 2027 r.. Równolegle przedłużono też do tej samej daty ważność części dokumentów pobytowych i legalność niektórych pobytów obywateli Ukrainy, których terminy wygasały po 24 lutego 2022 r., w tym m.in. niektórych wiz krajowych, zezwoleń na pobyt czasowy, kart pobytu oraz pobytu w ruchu bezwizowym w przypadkach przewidzianych w przepisach.

To oznacza, że wiele osób nadal może legalnie przebywać w Polsce, ale nie dlatego, że obowiązuje dawny model pomocy bez zmian, tylko dlatego, że ustawodawca utrzymał część przedłużeń do czasu obowiązywania ochrony czasowej. W praktyce trzeba więc oddzielić dwie rzeczy: przedłużenie legalności pobytu od wygaszenia części dawnych uproszczeń specjalnych.

PESEL UKR po nowemu: 30 dni od wjazdu

Po 5 marca 2026 r. osoby przybywające do Polski i chcące korzystać z ochrony czasowej muszą pilnować nowego terminu. Obywatel Ukrainy, który wjeżdża do Polski po 5 marca 2026 r. i chce uzyskać status UKR, powinien złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR w ciągu 30 dni od dnia wjazdu. Brak dopełnienia tego obowiązku może skutkować utratą ochrony czasowej.

To bardzo ważna zmiana praktyczna, bo wcześniej wiele osób funkcjonowało w przekonaniu, że sam przyjazd i późniejsze dopełnienie formalności „kiedyś później” nie wywołuje większych skutków. Po zmianie przepisów termin 30 dni staje się realnym warunkiem zachowania statusu ochronnego.

Potwierdzenie tożsamości do 31 sierpnia 2026 r.

Nowe przepisy uderzają też w jedną z najbardziej newralgicznych grup, czyli osoby, które uzyskały PESEL UKR na podstawie oświadczenia, bez okazania ważnego dokumentu tożsamości ze zdjęciem. Tacy cudzoziemcy muszą potwierdzić swoją tożsamość najpóźniej do 31 sierpnia 2026 r. w organie gminy, okazując ważny dokument podróży. Jeśli tego nie zrobią, ich status zostanie zmieniony z UKR na NUE, co w praktyce oznacza utratę ochrony czasowej, a przy braku innej podstawy pobytowej — także utratę prawa legalnego pobytu.

To jest jeden z najważniejszych terminów całej reformy. W praktyce wiele problemów po wrześniu 2026 r. może wynikać nie z braku prawa do pobytu jako takiego, ale z niedopełnienia obowiązku aktualizacji danych. Dla pracodawcy to także sygnał ostrzegawczy: przy dłuższym zatrudnieniu warto upewnić się, czy pracownik nadal ma aktualny i skuteczny status pobytowy.

Powrót do pełnych wymogów ustawy o cudzoziemcach

Od 5 marca 2026 r. wróciło również pełne stosowanie ogólnych wymogów dotyczących zezwoleń na pobyt czasowy. Oznacza to, że przestał działać szczególny przepis, który pozwalał udzielać obywatelom Ukrainy specjalnego pobytu czasowego nawet wtedy, gdy nie spełniali wszystkich zwykłych przesłanek z ustawy o cudzoziemcach. Od tej daty przy nowych wnioskach znowu stosuje się w całości standardowe przesłanki udzielenia albo odmowy pobytu czasowego. Jednocześnie decyzje wydane wcześniej na podstawie uchylonych przepisów pozostają w mocy.

To oznacza, że po 5 marca 2026 r. kończy się część „awaryjnej” ścieżki legalizacji pobytu. Dla wielu osób ważne staje się więc wcześniejsze zaplanowanie dalszej legalizacji — zwłaszcza wtedy, gdy ktoś chce zostać w Polsce na dłużej niż okres wynikający z ochrony czasowej.

Jakie ścieżki pobytowe nadal są dostępne

Mimo wygaszenia części rozwiązań specjalnych, beneficjenci ochrony czasowej z numerem PESEL UKR nadal mogą ubiegać się o określone rodzaje zezwoleń na pobyt czasowy, w tym o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, Blue Card, pobyt w celu prowadzenia działalności gospodarczej, pobyt dla członka rodziny obywatela polskiego oraz pobyt w celu połączenia z rodziną. To ważne, bo pokazuje, że system nie zamyka drogi do „przejścia” z ochrony czasowej na bardziej klasyczne podstawy pobytowe.

W obiegu urzędowym funkcjonuje też ścieżka związana z tzw. kartą pobytu CUKR, czyli trzyletnim pobytem dla określonej grupy osób ze statusem UKR. Administracja wskazuje, że ma to być rozwiązanie elektroniczne, obsługiwane przez Moduł Obsługi Spraw (MOS), ale praktyczne zasady działania tej ścieżki są powiązane z komunikatami urzędowymi i uruchomieniem właściwego narzędzia. Z tego powodu osoby planujące tę drogę powinny śledzić komunikaty UdSC i właściwego urzędu wojewódzkiego.

Rejestracja w urzędzie pracy po zmianach

Koniec szczególnych zasad dla wszystkich obywateli Ukrainy

Od 5 marca 2026 r. przestały obowiązywać przepisy, które pozwalały rejestrować się w urzędzie pracy każdemu obywatelowi Ukrainy niezależnie od statusu pobytowego. Rejestracja wróciła na zasady ogólne, czyli takie, jakie stosuje się do cudzoziemców posiadających odpowiedni tytuł pobytowy. W praktyce oznacza to, że możliwość rejestracji zachowują m.in. osoby objęte ochroną czasową, ale już nie każdy obywatel Ukrainy „z automatu”.

To pozornie techniczna zmiana, ale w praktyce jest bardzo istotna. Wcześniej sam fakt bycia obywatelem Ukrainy w wielu sytuacjach otwierał drogę do rejestracji i wsparcia. Po zmianach trzeba już patrzeć na konkretną podstawę pobytu, a nie tylko obywatelstwo.

Co z osobami już zarejestrowanymi

Osoby, które były już zarejestrowane jako bezrobotne lub poszukujące pracy przed 5 marca 2026 r., zachowują swój status. Nie są automatycznie wyrejestrowywane tylko dlatego, że zmieniły się przepisy. Ich status trwa dalej, aż do momentu wyrejestrowania na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów.

To ważna informacja zwłaszcza dla tych osób, które korzystały już z pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego albo innych form wsparcia z urzędu pracy. Sama zmiana ustawy nie przekreśla automatycznie wcześniej nabytych uprawnień rejestracyjnych.

Rejestracja osób w wieku poprodukcyjnym

Nowe przepisy zniosły także szczególną możliwość rejestrowania w urzędach pracy obywateli Ukrainy w wieku poprodukcyjnym, czyli co do zasady kobiet po 60. roku życia i mężczyzn po 65. roku życia, która istniała na podstawie wcześniejszych rozwiązań specjalnych.

Dostęp do rynku pracy po 5 marca 2026 roku

Praca nadal możliwa bez zezwolenia, ale na podstawie powiadomienia

Najważniejsza wiadomość dla pracodawców jest taka, że obywatele Ukrainy nadal mogą pracować legalnie bez klasycznego zezwolenia na pracę, ale podstawą tej legalności pozostaje powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy, składane przez pracodawcę przez portal praca.gov.pl. Termin na złożenie powiadomienia wynosi 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Po 5 marca 2026 r. ta ścieżka dotyczy już nie tylko samych obywateli Ukrainy, ale szerzej cudzoziemców objętych ochroną czasową.

To oznacza, że dla pracodawców nadal funkcjonuje bardzo praktyczny model zatrudnienia, ale jednocześnie rośnie znaczenie pilnowania formalności. W nowym stanie prawnym powiadomienie nie jest dodatkiem, tylko kluczowym elementem legalizacji pracy.

Trzyletni okres przejściowy do 4 marca 2029 r.

Szczególnie ważna jest zmiana dotycząca obywateli Ukrainy, którzy legalnie przebywają w Polsce, ale nie są objęci ochroną czasową. Ustawodawca wprowadził dla nich trzyletni okres przejściowy, w którym nadal mogą podejmować i kontynuować pracę na podstawie powiadomienia. Ten okres ma trwać do 4 marca 2029 r.

To w praktyce bardzo ważne rozwiązanie stabilizujące. Bez niego część pracowników i pracodawców musiałaby niemal natychmiast przejść na bardziej sformalizowane ścieżki legalizacji pracy. Dzięki przepisowi przejściowemu rynek dostał czas na dostosowanie się do nowego systemu.

Co z już złożonymi powiadomieniami

Dobra wiadomość dla firm jest taka, że dotychczas złożone powiadomienia o powierzeniu pracy zachowują ważność. Jeżeli pracodawca zatrudniał obywatela Ukrainy na podstawie poprawnie złożonego powiadomienia przed 5 marca 2026 r., nie musi z automatu wykonywać wszystkiego od nowa tylko dlatego, że zmienił się stan prawny.

Sankcje za brak powiadomienia

Nowe przepisy nie tylko utrzymały uproszczoną ścieżkę, ale też wyraźnie wzmocniły obowiązek jej dochowania. Niedopełnienie obowiązku złożenia wymaganego powiadomienia do PUP stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 3000 zł. Z punktu widzenia pracodawcy to jasny sygnał, że nawet przy uproszczonej procedurze nie ma już miejsca na podejście „najpierw zatrudnimy, dokumenty kiedyś się zrobi”.

Co powinien zrobić pracodawca

Najważniejsze kroki po zmianie przepisów

Pracodawca, który chce legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy po 5 marca 2026 r., powinien przede wszystkim:

• sprawdzić podstawę legalnego pobytu pracownika, a nie opierać się wyłącznie na samym obywatelstwie,
• upewnić się, czy dana osoba ma PESEL UKR, inną podstawę pobytową albo korzysta z okresu przejściowego,
• złożyć powiadomienie o powierzeniu pracy przez portal praca.gov.pl w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy,
• przy dłuższym zatrudnieniu zwrócić uwagę, czy pracownik nie należy do grupy osób, które muszą potwierdzić tożsamość do 31 sierpnia 2026 r., bo brak aktualizacji może wpłynąć na legalność pobytu i pracy,
• pamiętać, że wcześniejsze powiadomienia pozostają ważne, ale nowe przypadki trzeba już prowadzić zgodnie z aktualnymi przepisami.

Co powinien zrobić obywatel Ukrainy

Z perspektywy samego cudzoziemca najważniejsze jest dziś to, by nie zakładać, że wszystko działa tak samo jak wcześniej. Po 5 marca 2026 r. kluczowe jest sprawdzenie własnego statusu: czy nadal obowiązuje PESEL UKR, czy trzeba potwierdzić tożsamość, czy warto rozważyć wniosek o klasyczne zezwolenie pobytowe albo przyszłą ścieżkę CUKR, oraz czy przy nowym zatrudnieniu pracodawca faktycznie dopełnił obowiązku powiadomienia.

Dla wielu osób największym ryzykiem nie będzie dziś sama zmiana prawa, ale przegapienie terminu albo oparcie się na nieaktualnych informacjach z 2022–2025 roku. A właśnie po 5 marca 2026 r. różnica między „mam prawo pracować” a „mam prawo pracować legalnie i bezpiecznie” coraz częściej zależy od jednego dokumentu, jednego statusu albo jednego terminu.

Źródła

• Ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (…) oraz o zmianie niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 203.
• Urząd do Spraw Cudzoziemców — komunikat o zmianach w szczególnych zasadach legalności pobytu obywateli Ukrainy od 5 marca 2026 r.
• Państwowa Inspekcja Pracy — omówienie zmian w zatrudnianiu obywateli Ukrainy od 5 marca 2026 r.
• Powiatowe Urzędy Pracy / praca.gov.pl — komunikaty o zatrudnianiu, rejestracji i zasadach przejściowych po 5 marca 2026 r.
• Opolski Urząd Wojewódzki / gov.pl — FAQ dotyczące zmian dla obywateli Ukrainy, w tym informacji o karcie pobytu CUKR.