Zwrot podatku VAT z zagranicy – jakie błędy najczęściej popełniają przewoźnicy?

Finanse/Biznes Redakcja 23 października, 2025

Zwrot podatku VAT z zagranicy – jakie błędy najczęściej popełniają przewoźnicy?

Firmy transportowe działające na rynku międzynarodowym bardzo często spotykają się z koniecznością płacenia podatku VAT w krajach, w których nie prowadzą działalności gospodarczej. Dobra wiadomość jest taka, że ten podatek można odzyskać – i to w pełnej wysokości lub w części, jeśli spełnione są określone kryteria. Niestety, wielu przewoźników popełnia błędy, które znacząco opóźniają lub nawet uniemożliwiają uzyskanie zwrotu. Warto więc przyjrzeć się najczęstszym pomyłkom i dowiedzieć się, jak można ich uniknąć, korzystając z pomocy ekspertów, takich jak Edenred Finance.

Brak znajomości kryteriów uprawniających do zwrotu VAT

Jednym z najczęstszych błędów jest brak świadomości, że nie każda firma transportowa może ubiegać się o zwrot VAT z zagranicy. Aby otrzymać zwrot, przewoźnik musi być płatnikiem podatku VAT w kraju, w którym ma siedzibę, a jednocześnie nie może prowadzić działalności gospodarczej ani posiadać przedstawicielstwa w kraju, z którego wnioskuje o zwrot.

W praktyce oznacza to, że jeśli polska firma transportowa tankuje paliwo lub płaci za usługi w Niemczech, Francji czy Hiszpanii, może odzyskać zapłacony tam VAT – pod warunkiem, że jej działalność gospodarcza jest zarejestrowana wyłącznie w Polsce.

Nieprawidłowo wystawione faktury i rachunki

Drugim błędem, który często prowadzi do odrzucenia wniosku o zwrot VAT, jest niewłaściwie wystawiona faktura. Dokument musi zawierać pełne dane firmy: nazwę, adres siedziby oraz numer NIP. Co więcej, faktury powinny być wystawione na firmę, a nie na osobę fizyczną.

Podobnie jest z paragonami – muszą one zawierać NIP, nazwę i adres sprzedawcy, a także kwotę naliczonego podatku VAT. Brak któregokolwiek z tych elementów sprawia, że urząd podatkowy w danym kraju może odmówić zwrotu.

Składanie wniosków bez kompletnej dokumentacji

Niepełna dokumentacja to kolejna częsta przyczyna opóźnień. Przewoźnicy często zapominają dołączyć kopii wszystkich faktur, rachunków lub dokumentów potwierdzających dokonanie płatności. Tymczasem każdy wniosek o zwrot wymaga kompletu dokumentów, które potwierdzają, że zakupione towary lub usługi zostały wykorzystane w celach służbowych.

Brak odpowiedniej dokumentacji może oznaczać, że urząd poprosi o dodatkowe wyjaśnienia lub – co gorsza – całkowicie odrzuci wniosek.

Nieprzestrzeganie minimalnych kwot wniosków

Wielu przewoźników nie wie, że aby złożyć wniosek o zwrot VAT, należy osiągnąć określoną minimalną wartość zakupów. Dla okresu krótszego niż rok kalendarzowy kwota ta wynosi 400 EUR, natomiast w przypadku wniosków rocznych – 50 EUR. Złożenie wniosku poniżej tych progów kończy się jego automatycznym odrzuceniem.

Oczekiwanie na standardowy zwrot zamiast skorzystania z opcji przyspieszonej

Standardowa procedura zwrotu VAT w krajach europejskich może trwać od miesiąca do nawet sześciu miesięcy, w zależności od przepisów danego państwa. Dla firm transportowych oznacza to zamrożenie dużych kwot pieniędzy na długi czas.

Rozwiązaniem tego problemu jest szybki zwrot VAT, oferowany przez Edenred Finance. Dzięki tej usłudze środki mogą trafić na konto firmy już w ciągu 2 dni roboczych od momentu dostarczenia faktur i wymaganych dokumentów. To ogromna korzyść dla przewoźników, którzy chcą zachować płynność finansową i lepiej zarządzać przepływami gotówki.

Samodzielne składanie wniosków bez wsparcia ekspertów

Odzyskanie podatku VAT z zagranicy to procedura wymagająca znajomości przepisów prawa podatkowego poszczególnych krajów. Niestety, samodzielne składanie wniosków często kończy się błędami formalnymi lub opóźnieniami.

Z tego względu warto powierzyć cały proces profesjonalistom, takim jak Edenred Finance. Firma oferuje kompleksową obsługę, obejmującą:

weryfikację dokumentów,
przygotowanie i złożenie wniosku o zwrot,
monitorowanie postępów sprawy,
oraz doradztwo w zakresie poprawności faktur.

Dzięki temu przewoźnik ma pewność, że wszystkie formalności zostały dopełnione zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju.

Nieświadomość, jakie wydatki podlegają zwrotowi

Kolejnym błędem jest brak wiedzy o tym, za co można otrzymać zwrot podatku VAT. W rzeczywistości katalog wydatków jest dość szeroki i obejmuje m.in.:

paliwo,
opłaty drogowe,
koszty napraw pojazdów,
części zamienne,
usługi hotelowe i cateringowe,
telekomunikację,
usługi transportowe i inne.

Zaniedbanie zgłoszenia części wydatków oznacza, że firma sama pozbawia się należnych pieniędzy.

Dlaczego warto wybrać Edenred Finance?

Edenred Finance to zaufany partner, który pomaga przewoźnikom odzyskać 100% zadeklarowanego podatku VAT. Dzięki doświadczeniu i sprawdzonym procedurom firma:

działa szybko i dokładnie,
dba o poprawność dokumentów,
zapewnia stały kontakt i wsparcie,
oferuje wyjątkowo krótki czas oczekiwania na zwrot – zaledwie 2 dni robocze.

Aby rozpocząć proces odzyskiwania podatku VAT, wystarczy skontaktować się z zespołem Edenred Finance pod numerem telefonu +370 628 11111 lub adresem e-mail sales.pl@finance.edenred.com.

Podsumowanie

Zwrot podatku VAT z zagranicy to ogromna szansa na poprawę płynności finansowej firmy transportowej. Jednak aby skutecznie odzyskać należne środki, trzeba unikać błędów formalnych, przestrzegać terminów i zadbać o poprawność dokumentów. Współpraca z Edenred Finance to gwarancja, że cały proces przebiegnie sprawnie, a pieniądze wrócą na konto firmy w możliwie najkrótszym czasie.